R&U ワークフローでは、レビュー用にドキュメントを特定のユーザに割り当てることができます。ユーザがレビューを完了したら、ドキュメントを「R&U」としてマークし、タスク完了の証拠として電子署名を提供することができます。他のワークフローとは異なり、新しい R&U ワークフローは、現在別の有効な R&U ワークフローの一部であるドキュメントに開始することができます。
この記事ではワークフロータスクについて説明します。Vault には、計画外の作業を追跡するためのユーザタスクオブジェクトも含まれています。ユーザタスクの詳細情報については、ユーザタスクでの作業をご確認ください。
注: R&U ワークフローは、QualityDocs アプリケーションで自動的に利用可能な R&U ワークフロー機能セットの一部です。MedComms を使用している組織では、これらのワークフローおよび特別な機能を使用するには R&U 機能を個別に有効にする必要があります。詳細については、サポートにお問い合わせください。
R&U ワークフローの開始
R&U ワークフローは、標準ワークフローと同様に機能します。開始するには、アクションメニューからアクションを選択し、開始ダイアログで必須フィールドすべてに入力します。
バインダーへの R&U ワークフローの割り当ては現在サポートされていない点に注意してください。
タスクと参加者の割り当て
Vault では単一ドキュメントに対して R&U ワークフローを重複させることができるため、タスクを割り当てるユーザ側の重複状況も Vault がチェックします。ユーザは、一つのドキュメントに対して複数の R&U ワークフローのタスク所有者に同時になることはできません。すでにタスク所有者である参加者を追加しようとすると、Vault はそのユーザをスキップします。ユーザが参加しているワークフローが完了またはキャンセルされれば、タスクを再び割り当てることができる点にご注意ください。管理者はワークフロー参加者コントロールに割り当てられるユーザー数の制限を設定することができます。この制限を超えると、ワークフローを開始する際にエラーが発生します。
通常、参照専用ユーザはワークフロー内で電子署名ができません。R&U ワークフローは例外となります。つまり、読取り専用ユーザに R&U ワークフロータスクを割り当てることができ、そのユーザは内容を理解しそれに従うことを示す電子署名を行うことができます。ほとんどのドキュメントアクションは R&U ワークフロー内で利用できません。
有効な R&U ワークフローでドキュメント状態を変更する
他のドキュメントワークフローとは異なり、R&U ワークフローは、ワークフローが有効である場合に状態変更アクションをサポートします。
有効なワークフローの限定アクション
ユーザのセキュリティプロファイルまたはアトミックセキュリティの設定によって付与された権限に応じて、進行中の標準ワークフローで利用可能なアクションの大半は、ワークフロー履歴レポート、アクション列の R&U ワークフローで利用できます。タスクの再割り当てアクションは、R&U ワークフローでは利用できません。
R&U タスクの完了
R&U タスクはマイタスクビューに表示されます。完了するには:
- ドキュメントの表示をクリックします。
- 特定の国向けにローカライズされた要素を作成するには、ローカライゼーションを作成したい国を選択してから適切な要素を選択します。ローカライゼーションを作成したい各国に対してこの手順を繰り返します。
- ドキュメントビューアで、R&U に署名するをクリックします。
- 電子署名の理由を選択し、ユーザ名とパスワードを入力します。
- 任意の作業: コメントの追加をクリックし、コメントを入力します。
- 完了をクリックし、ドキュメントに署名します。
委任アクセス経由でアクセスするユーザは、R&U ワークフローを完了することはできません。
R&U ドキュメントレンディションのダウンロード
R&U タスクを完了する前にドキュメントレンディションをダウンロードして確認することができます。これを行うには、ドキュメントビューアでダウンロードボタンをクリックします。このボタンは、正しい権限を持つユーザに対してのみ表示されます。
R&U タスクのトラッキング
カスタムレポートを作成するか、またはワンクリックトレーニングレポートを使用して、特定のドキュメントでどのユーザが R&U タスクを完了したかトラッキングできます。このレポートは、ドキュメントのアクションメニューで利用できます。ドキュメントの各メジャーバージョンで R&U タスクを完了したすべてのユーザが一覧表示されます。
注: 必要に応じて Veeva サポートに連絡して、Vault のドキュメントアクションメニューからワンクリックトレーニングレポートを削除します。
ワークフローステータスレポートを使用して、一つのワークフローの R&U タスクの現状を確認することも可能です。ドキュメント情報ページの有効なワークフローパネル、または ホーム > 有効なワークフローで、完全なリストのレポートの実行をクリックしてこのレポートを開きます。ワークフローに 11 以上の割り当て済みタスクがないとレポートオプションが表示されませんので、ご注意ください。
関連権限
R&U ワークフローで作業するには以下の権限が必要です:
タイプ | 権限 | 制御 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: ワークフロー: 開始 | R&U ワークフローを開始する権限 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: ワークフロー: R&U | R&U ワークフローに参加する権限 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: ワークフロー管理: 参加者を更新 | 参加者を有効な R&U ワークフローに追加してワークフローを取り消すことなくワークフロータスクを割り当てる権限。 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: ドキュメント: レンディションのダウンロード | R&U ドキュメントレンディションをダウンロードする権限 |
ドキュメントロール | コンテンツの表示 | R&U ドキュメントレンディションをダウンロードする権限 |