配置对象中的文档引用

尽管文档并非是产品或研究那样的对象，但 Vault 允许管理员创建特殊对象字段来引用它，就像引用对象一样。在为这些字段选择值时，用户将看到来自 Vault 的文档。当用户将光标悬停在对象记录中的文档名称上方时，Vault 会在文档悬停卡上显示有关文档的预览和信息。

这些字段在文档和对象之间创建了关系。但是，该关系仅显示在对象配置详细信息上，而不显示在文档详细信息上。

如何创建文档引用字段

文档引用字段的大多数设置与任何其他对象字段的设置相同。这些说明仅涉及特定于文档引用字段的设置。

要在对象上创建新的文档引用字段：

在该对象的配置页面中创建一个新字段。
将字段类型设置为对象。
将对象设置为文档。
将文档版本引用设置为最新版本（动态链接到最新版本，并在出现新文档版本时进行更新）或特定版本（提示用户选择特定版本并维护指向该版本的文档链接）。

您可以在对象记录的文档节段中查看相关文档。请注意，管理员必须配置对象页面布局才能添加相关文档节段。

与其他字段一样，您可以通过用户必须始终输入值（必填）设置将文档引用字段设置为必需。如何进行此设置取决于该字段是特定于版本的还是动态的：

您可以通过值必须唯一设置，将文档引用字段作为对象记录的“唯一性”参数之一。如何进行此设置取决于该字段是特定于版本的还是动态的：

当设置文档引用字段时，必须指定该字段是特定于版本的还是始终指向最新版本的（动态）。当用户在特定于版本的字段中选择文档时，他们还必须选择一个版本。如果字段是动态的，则无法选择版本。

当您创建文档引用字段时，Vault 会自动创建第二个字段，以链接到未版本化的文档。此字段具有与已创建字段相同的标签和名称，但是“未绑定”。例如，徽标 – logo__c 会自动创建字段徽标（未绑定）– logo_unbound__c。

您可以选择是否让对象记录页和悬停卡中的未绑定字段对用户可见。

您可以使用文档字段来创建带有文档的对象报告类型。在此报告类型中，文档是主要报告对象的“上级”。此报告类型允许用户报告文档的所有属性。有关设置此报告类型和其他报告类型的信息，请参阅配置报告类型。

在 Vault 正在使用文档的情况下，您可能无法删除该文档。

管理员在定义对象与文档之间的关系时，还可以定义删除规则。当您尝试删除引用关系中被引用的“对象记录”文档时，此设置将影响 Vault 的行为。删除规则包括：

阻止删除相关文档：如果已选择文档作为对象记录上的引用，此选项可阻止您删除该文档。例如，不能删除产品记录上引用的文档。
删除相关文档时将字段设置为空：当删除对象记录引用的文档时，Vault 会将引用字段重置为空。例如，当删除文档时，引用该文档的所有产品记录上的文档引用字段将变为空。

在创建文档引用字段后，您可以编辑字段以更新删除规则。默认情况下，Vault 会创建文档引用字段和阻止删除相关文档规则。您可以为特定于版本和动态的文档引用字段将删除规则更新为相关文档删除时将字段设置为空，只要该字段非必需字段。

请注意，如果文档引用字段中没有带值的对象记录，则只能修改现有文档引用字段上的删除规则。

引用约束限制了在文档引用字段的“选择文档”对话框中可供用户使用的文档。只能在创建和保存文档引用字段之后添加引用约束。

以下是 Vault 可能使用文档引用字段的一些方法：

在 MedComms 中，管理员可以设置一个用户操作，以便从文档中创建查询。呼叫中心收到的问题将提示座席（Vault 中的用户）使用 Vault 中的文档回答问题。回答问题之后，座席可以直接从使用的文档中创建查询记录。在此情况下，文档引用字段应该是特定于版本的，因此组织可以跟踪座席使用了哪个版本的文档来回答特定查询。
在 PromoMats 中，管理员可以在产品对象上设置文档引用字段，该字段指向带有产品徽标的文档。在此情况下，文档引用字段将是动态的，因此产品记录指向最新版本的徽标。

文档引用字段不包括对象上普通对象引用字段所支持的所有功能：