配置旧版工作流：工作流任务和决定步骤

工作流步骤定义工作流中的全部操作，不论是提供电子签名等用户操作还是发送通知等系统操作。本文介绍与工作流任务和决定相关的步骤类型：

• 工作流任务：这些步骤让您能够创建用户要完成的任务。查看详细信息。
• 文件上传工作流任务：此步骤分配用于为文档上传源文件的任务。查看详细信息。
• 决定：此步骤类型让您能够根据文档的字段值或工作流中之前的工作流任务将工作流拆分为分支。查看详细信息。
• “已阅读并了解”工作流任务：此步骤分配用于阅读文档并将其标记为已了解的用户任务。此步骤并非在所有 Vault 中可用。有关详细信息，请参阅配置“已阅读并了解”工作流。

您可以在旧版工作流流程步骤和文档更新步骤中了解有关其他步骤类型的详细信息。要了解如何创建步骤并将其链接在一起的基本信息，请参阅配置旧版工作流的步骤。

注意：本文介绍的是工作流任务。Vault 还包括用户任务对象类，可跟踪计划外工作。有关用户任务的信息，请参阅处理用户任务。

工作流任务步骤

工作流任务步骤让您能够创建用户要完成的任务。用户可在相关文档的“文档信息”页面以及主页 > 我的任务或可用任务中查看任务。

某些任务要求用户在任务完成对话框之外执行操作。例如，任务说明可能要求用户先查看并注释文档，然后再将任务标记为完成。

任务还可能包含用户可以在任务完成对话框内执行的操作。例如，任务可能会提示用户输入字段值，以便文档满足生命周期状态的入口条件。任务可以提示用户执行以下操作：

• 填充与状态的入口条件相关的字段
• 填充文档中的日期字段
• 选择 Vault 将用于分支工作流或简化其他并行任务的裁定。
• 输入将在稍后的任务中显示的备注。
• 设置新的工作流到期日期
• 提供电子签名（仅当使用裁定时可用）
• 选择原因代码或职能

步骤配置字段

当您选择此步骤类型时，您必须在以下字段中作出选择：

到期日期

任务的到期日期可以基于：

• 工作流开始步骤上的日期控件。
• 任务创建日期或工作流开始日期；可使用“计算的任务到期日期”对这些选项进行偏移。

到期日期仅为日期，不包括时间组件。任务到期状态基于用户所在的时区。

计算的任务到期日期

选择工作流任务到期日期时，您可以配置计算的任务到期日期。这让 Vault 能够自动计算任务到期日期，而无需来自工作流发起者的输入。要配置计算的任务到期日期，请执行以下操作：

1. 从到期日期下拉列表中选择工作流开始日期、任务创建日期或到期日期（在开始步骤中定义）。
2. 选择 + 或 - 作为日期偏移运算符。
3. 选择最多 365 天的天数值。

任务提醒

任务提醒让您能够配置要发送的关于未完成任务的通知。要设置任务提醒，请执行以下操作：

1. 为提醒选择消息模板。了解有关消息模板的更多信息。
2. 选择最多五个特定工作流角色作为接收人。
3. 选择提醒的发送日期。提醒发送日期指距工作流到期日期、任务到期日期或任务创建日期的指定天数。例如，您可以在任务到期的前一天提醒用户完成任务。
4. 可选：单击添加任务提醒以添加另一个提醒。您最多可以添加五个提醒。
5. 单击保存。

请注意，任务提醒使用 Vault 时区。

接收人

选择工作流任务提醒的接收人时，您有几个选择：

• 任务所有者：向当前拥有所分配任务的用户发送通知。
• 工作流所有者：向工作流所有者发送通知，即使他们没有所分配的任务。
• 特定角色：向指定角色（受训者、编辑者等）中的所有用户发送，即使他们没有所分配的任务。

请注意，任务提醒根据任务提醒通知作业每天运行一次。默认情况下，作业所有者是系统，这意味着当作业失败时，任何用户都不会收到电子邮件。如果希望用户在作业失败时收到电子邮件，请在管理 > 操作 > 作业定义中更新作业所有者。了解有关作业的更多信息。

如何配置裁定

在工作流任务选项中选择提示输入裁定后，您必须设置裁定。裁定作为任务完成对话框中的选项列表向用户显示。要配置裁定，请执行以下操作：

1. 设置工作流任务时，选中提示输入裁定复选框，然后单击保存。裁定选项区域将在工作流任务选项区域下方显示。编辑任务选项时，用于编辑裁定的选项会隐藏。
2. 在裁定选项中，单击添加以新建裁定。
3. 为裁定输入名称，当用户在任务完成对话框中选择裁定时，将看到此名称。
4. 如果想要用户填充新生命周期状态的入口条件字段，请选中提示输入下一个状态入口字段复选框并选择生命周期状态。要使文档进入所选状态，您需要稍后在工作流中创建状态更改步骤。
5. 如果用户在选择此裁定时必须提供电子签名，则选中需要电子签名才能继续复选框，并使用在文档中显示电子签名复选框来选择是否添加签名页。此选项仅当配置了电子签名页模板时可用。显示电子签名时，请验证并确保工作流遵循这些最佳实践。
6. 如果想要此裁定简化并行任务，您可以选中如果选择裁定，则简化工作流并继续下一步复选框。请参阅有关简化任务的详细信息。
7. 单击保存，以返回到任务选项页面。
8. 再次单击添加并重复上述步骤，直到设置好所有必要的裁定。

文件上传工作流任务步骤

文件上传工作流任务步骤让您能够为用户分配专门用于上传文档的源文件的任务。此步骤类型仅在 eTMF 中可用。

步骤配置字段

当您选择此步骤类型时，您必须在以下字段中作出选择：

决定步骤

决定步骤让您能够配置根据文档字段值或工作流中已完成的工作流任务分支的工作流。在决定步骤中，Vault 会计算规则的排序列表，这些规则各自包含一个或多个条件。如果规则为 true，工作流会进入指明的下一步。如果不为 true，Vault 会计算下一个规则。决定步骤可以包含任意数量的规则，但始终包含一个最终“else”规则。如果任何规则的计算结果都不为 true，工作流会进入为“else”规则列出的步骤。

您可以通过单击新建规则来添加其他规则。在规则中，您可以通过单击加号 (+) 图标来添加附加条件。要对条件重新排序，请单击左上角的小三角形并用其进行拖动。

请注意，“else”条件可能在某些旧版工作流中为可选。我们建议始终在保存工作流前添加“else”条件，以使条件变为必要条件。您无法使用配置迁移数据包来迁移这些旧版工作流。

基于字段的规则的指南

创建基于字段的规则时，确保字段可用于将使用工作流的所有文档类型。如果字段不适用于特定文档，Vault 会路由工作流，就像规则的计算结果为“false”一样，即使属于规则一部分的其他条件的计算结果将为“true”。

文本字段不可用于创建规则。公式字段通常不可用，但注释计数等标准字段存在一些例外情况。了解有关注释指标的更多信息。

如何配置任务条件

要为决定步骤配置任务条件，请执行以下操作：

1. 单击新建规则并选择任务条件。
2. 选择包括裁定的工作流任务。这些裁定是计算结果为“true”或“false”的条件的基础。
3. 选择运算符：全部等于意味着选择了裁定的所有已完成任务的用户。至少 1 项等于意味着选择了裁定的一个或多个已完成任务的用户。均不等于意味着没有选择了裁定的已完成任务的用户。
4. 从工作流任务中定义的这些选项中选择一个裁定。
5. 如果需要，单击加号 (+) 图标来添加附加条件。
6. 在下一步中，选择条件计算结果为“true”的情况下工作流将继续执行的步骤。

如何配置字段条件

要为决定步骤配置字段条件，请执行以下操作：

1. 单击新建规则并选择字段条件。
2. 选择一个文档字段。请确保此字段适用于可能会使用工作流的所有文档。
3. 选择一个运算符。
4. 选择或输入字段值（如适用）。
5. 如果需要，单击加号 (+) 图标来添加附加条件。
6. 在下一步中，选择条件计算结果为“true”的情况下工作流将继续执行的步骤。

关于并行任务和简化任务

工作流有时会包括并行任务，这意味着多个任务会同步分配给工作流，并会同时打开多个任务。这种情况支持典型的审查并批准流程，其中文档分配给多个参与者，且这些参与者全都独立执行其任务。有两种用于配置并行任务的方式：

• 单一工作流步骤：分配给具有“每个用户”（而不是“任意用户”）选项的多个用户的单一工作流任务步骤
• 多个工作流步骤：因为全都被选为上一步的“下一步”而同步开始的多个工作流任务步骤

简化选项让您能够标识将简化审查并批准流程的裁定。

例如，在“拒绝”为简化裁定的情况下，提交“拒绝”裁定的所有批准者都可以自动取消未完成的并行批准任务并继续执行决定步骤，而无需等待所有其他批准者提交其自己的裁定。您将在工作流配置的两个位置看到简化选项：

• 工作流任务步骤：您应在此处设置简化选项，以取消源自分配给多个用户的单一工作流任务步骤的并行任务。了解有关上述裁定配置的更多信息。
• 联合步骤：您应在此处设置简化选项，以取消源自多个工作流任务步骤的并行任务。了解有关联合步骤设置的更多信息。