高级旧版工作流角色配置

注意：本文介绍单文档工作流，现在称为旧版工作流。虽然我们仍然支持现有的工作流，且这类工作流可以继续更新和使用，但旧版工作流在未来版本中将不会获得新功能。从 21R1.2 版本开始，多文档工作流和对象工作流统一位于管理 > 配置 > 工作流下。

如果您的文档生命周期没有任何旧版工作流，则旧版工作流标签页不会显示在文档生命周期配置页面上。如果此版本 Vault 文档生命周期需要旧版工作流功能，请联系支持人员。

在 21R3 版本之后，将无法在任何 Vault 中创建或复制旧版工作流。您可以继续使用现有的旧版工作流刷新或克隆 Vault。

通过高级工作流角色配置，您可以定义一系列业务规则，确定工作流开始对话框中哪个角色是必需的、可选的或隐藏的。此配置仅适用于在开始对话框中以多用户控件显示的任务分配。

请注意，管理员必须为 Vault 中显示的这些选项启用高级工作流角色配置设置。

注意：Vault 仅在工作流开始对话框中使用高级工作流角色配置规则。当用户使用“添加参与者”操作时，他们可以分配隐藏和可选角色。

关于工作流对象

工作流对象与文档生命周期工作流相关联。它的唯一目的是支持与工作流角色设置对象的对象引用关系。启用后，工作流对象无需配置。

每个工作流对象记录对应 Vault 中的一个活动工作流（自定义或标准）。当创建并激活新的工作流时，将自动创建相应的工作流对象记录。

Vault 将对象记录命名为 {生命周期名称}.{工作流名称}，并为每个对象记录分配一个唯一的 ID 和外部 ID 值。

不能对对象记录值进行编辑，因为它们是从工作流本身检索而来的。删除工作流将自动删除其相应的对象记录。如果对象记录正被其他对象引用，则无法删除该对象记录。

关于应用程序角色对象

应用程序角色对象将生命周期角色映射到更高的“应用程序级”角色。

应用程序角色对象本身没有任何特殊功能。但是，各种其他功能会利用它，包括工作流角色设置以及文档和对象记录的动态访问控制。审查和更新这些角色映射

关于工作流角色设置对象

在开始工作流对话框中将特定角色设置为必需或隐藏时，工作流角色设置对象控制将要使用的字段和值。

该对象包含以下标准字段：

参与要求：选项列表字段，它控制在开始工作流时将角色设为必需还是隐藏。
角色（应用程序角色）：指向文档角色的对象字段。
工作流：指向文档工作流的对象字段。

可以向对象添加最多 4 个自定义对象和选项列表字段，这些字段可作为规则条件。其中通常包含一个或多个以下对象：

国家/地区
产品
文档类型

当创建工作流参与者规则时，工作流字段和任何自定义字段都可以作为规则条件。

关于工作流参与者规则

工作流参与者规则决定哪些文档字段会在工作流开始对话框中将所选角色设为必需或隐藏。

创建显示规则需要授予“管理：文档生命周期：编辑”权限的安全配置文件。

要创建工作流参与者规则：

转至管理 > 配置 > 文档生命周期 > [生命周期] > 角色。
单击角色，然后转至工作流参与者规则标签页。
单击创建，为规则输入标签。
可选：编辑名称并/或输入描述。
在规则条件下方，选择定义规则的一个或多个字段。
单击保存。每个生命周期角色最多可以创建 25 个不同的规则。

规则条件下方的可用选项包括所有工作流角色设置字段，这些字段有相应的文档字段。例如：

文档包含工作流、文档类型和国家/地区字段。
工作流角色设置包含工作流字段，可以使用文档类型和国家/地区字段进行配置。

选择这三个字段能创建出规则，使得当文档工作流、类型和国家/地区匹配特定值时，该角色为必需项。

还可以将规则配置为，当给定字段匹配特定值时，该角色变为可选项。但是，要让所选角色变为可选项，所有与该角色相关的工作流任务也必须是可选项。

这些规则适用于所选生命周期中的所有文档。决定哪个工作流（启动审查、启动批准等）和哪些文档字段值让规则生效的详细信息在工作流角色设置对象记录中配置。

要修改规则，请返回工作流参与者规则标签页，然后从标签右侧的操作菜单中选择以下选项之一：

单击编辑可更改标签、名称、描述或条件。
单击删除可永久删除规则。

如何创建工作流角色设置记录

工作流角色设置对象记录决定工作流参与者规则何时生效，以及该角色在工作流开始对话框中是必需项还是隐藏项。

要创建工作流角色设置对象记录：

转至管理 > 业务管理员 > 工作流角色设置。
单击创建，然后填写对象记录的详细信息。它们根据管理员对该对象进行的设置而变化。请注意，不能编辑名称字段，因为该字段由系统管理。
单击保存。

示例：在开始工作流对话框中隐藏特定角色

当 Sara 启动工作流来审查文档时，她发现查看者角色在工作流开始对话框中显示为可选项。Sara 想定义一个特定规则，当国家/地区选择美国时，在开始工作流对话框中隐藏查看者角色。为此，Sara 需要利用高级工作流配置来将查看者角色从可选变为隐藏。

首选，需要配置工作流角色设置对象。因为 Sara 想要定义一个规则，以便在选择美国时隐藏查看者角色，因此，她必须为国家/地区对象类型创建新字段。必须创建此字段，这样才能在工作流参与者规则中将此字段设为规则条件。进入工作流角色设置对象配置，添加国家/地区对象字段。

接下来，需要为查看者角色创建工作流参与者规则。工作流参与者规则决定哪些文档字段会在开始工作流对话框中将所选角色设为必需或隐藏。在本例中，Sara 需要创建工作流参与者规则，并在规则条件下方选择工作流和国家/地区选项。

最后，必须创建工作流角色设置对象记录，以决定适用于查看者角色的该工作流参与者规则何时生效。在本例中，Sara 需要如下填写各个字段：

状态：活动
工作流：常规生命周期 > 审查
角色：查看者
参与要求字段选择隐藏，国家/地区字段选择美国。这将创建一个规则：当工作流字段和国家/地区匹配特定值时，隐藏查看者角色。

特殊注意事项

关于此功能，有几个需要注意的事项：

如果开始步骤中仅配置了一个用户控件，那么用户控件在工作流开始对话框中将始终显示为必需项。
如果将用户控件分配给没有任何用户任务的角色，那么用户控件在工作流开始对话框中将显示为必需项。

管理：如何启用

请联系 Veeva 支持人员，要求在目标 Vault 中显示高级工作流角色配置设置。

如果功能可用，管理员必须从管理 > 设置中启用此功能，方法是选中高级工作流角色配置复选框。启用后，管理员可以配置以下 Vault 对象来支持此配置：

工作流
应用程序角色
工作流角色设置

注意：此操作无法撤销。此功能一旦启用，便无法禁用。