注意：本文介绍单文档工作流，现在称为旧版工作流。虽然我们仍然支持现有的工作流，且这类工作流可以继续更新和使用，但旧版工作流在未来版本中将不会获得新功能。从 21R1.2 版本开始，多文档工作流和对象工作流统一位于管理 > 配置 > 工作流下。
如果您的文档生命周期没有任何旧版工作流，则旧版工作流标签页不会显示在文档生命周期配置页面上。如果此版本 Vault 文档生命周期需要旧版工作流功能，请联系支持人员。
在 21R3 版本之后，将无法在任何 Vault 中创建或复制旧版工作流。您可以继续使用现有的旧版工作流刷新或克隆 Vault。
工作流步骤定义工作流中的全部操作，不论是提供电子签名等用户操作还是发送通知等系统操作。本文介绍与文档更新相关的步骤类型：
您可以在旧版工作流任务和决定步骤和旧版工作流流程步骤中阅读有关其他类型的步骤的详细信息。要了解如何新建步骤并将其链接在一起，请参阅配置旧版工作流的步骤。
状态更改步骤
“状态更改”步骤会使文档从一种生命周期状态进入另一种生命周期状态，例如从草稿进入审查中状态。此步骤可以在工作流期间使文档进入一种具有更严格用户权限的状态，或者在工作流结束时使文档进入生命周期的下一个状态。例如，在一个审查工作流中，紧跟“启动”步骤的“状态更改”步骤可以使文档进入审查中状态，在这种状态下，用户将无法执行某些任务。在用于评估来自用户审查任务的裁定的“决定”步骤之后，工作流可以使文档恢复草稿状态或进入等待批准状态。
当文档通过一个工作流步骤更改状态时，Vault 会在状态更改步骤中自动应用入口条件和执行入口操作。在两个状态更改步骤之间，必须具有至少一个任务步骤。否则，将不会正确执行用于在第二个状态更改步骤上发送通知的入口操作。
步骤配置字段
| 字段 | 描述 |
| 下一个状态 | 选择要应用于文档的下一个生命周期状态。 |
更新文档字段步骤
“更新文档字段”步骤允许您自动更新文档字段。例如，一个用于撤回文档的工作流可以使用此步骤将撤回生效日期字段设置为当前日期之后的 10 天。
步骤配置
要设置“更新文档字段”步骤，请选择一个文档字段和一个值。值选项取决于字段类型：
| 字段类型 | 值选项 |
| 文本 | 允许“空白”或“文本”；“文本”会显示一个文本字段，从中可以输入一个值。 |
| 日期 | 允许“空白”、“今天”和其他日期字段。当选择“今天”或其他日期字段时，您可以创建计算值，例如“今天 + 10 天”或“工作流到期日期 + 90 天”。 |
| 数字 | 允许“空白”、“数字”和其他数值字段；使用“数字”时，必须输入一个数字值。使用其他数值字段，您可以创建一个计算值，例如“MLR 周期计数 + 1”。如果一个用于计算值的数值字段为空，Vault 会将其视为零。 |
| 是/否 | 允许“空白”、“是”和“否”。 |
| 选项列表 | 允许“空白”和“值”。“值”会显示一个选项列表字段，从中可以选择一个或多个选项。 |
您可以单击加号 (+) 图标，以根据需要添加任意数量的字段。
行为详细信息
使用此步骤来更新文档字段与手动更新字段这两种行为有一些区别：
- 工作流所有者无需对文档拥有编辑字段权限，即可完成包含这种步骤的工作流。
- 当报告文档字段更新时，“审计跟踪”会将“系统”显示为用户名，而不是工作流所有者的姓名。
- 当更新字段时，Vault 将忽略依赖字段值。这意味着，即使文档字段是隐藏或只读的字段，Vault 也能够对其进行更新，或者使用一个原本不可用的选项列表值来填充文档字段。