为文档状态定义用户操作

通过为生命周期状态定义用户操作，允许用户对处于该状态的文档执行操作，例如，启动工作流或让文档进入另一种状态。其他类型的用户操作可用于具体功能和应用程序，例如 CLM 集成功能的发送到 CLM 操作。激活后，用户操作将显示在处于选定状态的文档或活页夹的操作菜单中。用户操作遵循 Vault 的访问控制，因此仅具有正确权限的用户才能在菜单中看到该操作。

访问用户操作管理

可以从管理 > 配置 > 文档生命周期 > [生命周期] > 状态 > [状态] > 用户操作配置特定生命周期状态的用户操作。您必须拥有授予管理：文档生命周期权限的安全配置文件。

操作类型

可以配置以下操作类型：

将状态更改为
此操作类型允许用户手动使文档进入其他生命周期状态。Vault 会执行状态更改的入口条件和入口操作。
创建相关记录
此操作类型允许用户在不离开文档查看器的情况下创建相关的对象记录。此操作仅适用于包含至少一个活动的文档引用字段的对象。如果该文档引用字段特定于版本，Vault 会自动选择当前文档版本。
生成表格
此操作仅在启用和配置后可用。当用户触发该操作以创建并填充新的表格文档时，它使用一个或多个已配置的 XFA 表格、XML 元素对象记录以及文档/活页夹中的数据。
Web 操作
启动预配置的 Web 操作。某些选项可能在 Vault 的 Web 操作中自动可用。
工作流
此操作会启动指定的工作流。只有已为选定生命周期配置并处于活动状态的工作流可用。对于单个工作流，每种状态中只能存在一项用户操作。

您的 Vault 可能有未在此处列出的其他自定义操作。这些操作由您的组织使用 Vault Java SDK 创建，以满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。

Clinical Operations Vault 中的操作类型

预览 eConsent
此操作允许用户预览 eConsent 表单。
取消 eConsent 签出
此操作允许用户取消其他用户对 eConsent 表单的签出。
编辑 eConsent
此操作允许用户打开 eConsent 表单，以在 Veeva eConsent 编辑器中进行编辑。
通过 Clinical Network 发送文档
此选项只在启用了 Veeva Site Connect 的 Clinical Operations Vault 中可用。此操作允许用户向研究结构发送特定于研究的文档。

PromoMats 和 MedComms Vault 中的操作类型

添加材料并重新生成合规包
此操作仅适用于配置为生成 eCTD 合规包的 PromoMats Vault。其它允许用户向活页夹中添加文档，并重新生成合规包。
创建电子邮件片段
此操作仅在为 Approved Email 集成配置的 PromoMats 和 MedComms Vault 中可用。它通过应用主电子邮件片段为文档创建电子邮件片段。
创建演示文稿
此操作仅在 PromoMats 和 Medcomms 中可用。它从单个文档创建多个多通道幻灯片文档和一个多通道演示文稿活页夹。此操作适用于为 Engage 集成或 CLM 集成配置的 Vault。
创建相关文档或活页夹
此选项仅在 PromoMats 和 Medcomms Vault 中可用。此操作允许用户同时创建新文档或活页夹，以及与源文档的关系。例如，当文档进入已批准状态时，您可以选择创建新文档以及与源文档的必要出站关系。
发送到 CLM
此操作仅在 PromoMats 和 MedComms 中可用。它会向 CLM 发布文档和活页夹。此操作仅适用于为 CLM 集成配置的 Vault 以及配置为 CLM 内容的文档或活页夹。
发送到 CRM
此操作仅在 PromoMats 和 MedComms 中可用。它会打开一个对话框，允许用户输入凭证以将文档和活页夹发布到特定的 CRM 应用程序。此操作仅适用于为旧版 iRep 集成配置的 Vault 以及配置为 CLM 内容的文档或活页夹。
发送至 Engage
此操作仅在为 Engage 集成配置的 PromoMats 和 MedComms Vault 中可用。该操作仅适用于设置为 Engage 内容的文档或活页夹。它会向 Engage Player 发布文档和活页夹。
作废丢弃的幻灯片
此操作仅在启用了 Engage 集成或 CLM 集成的 PromoMats 和 MedComms Vault 中可用。它将从多通道演示文稿中删除的多通道幻灯片移至其生命周期的作废状态。您应将此用户操作应用于演示文稿生命周期的稳定状态。
作废相关演示文稿和幻灯片
此操作仅在启用了 Engage 集成或 CLM 集成的 PromoMats 和 MedComms Vault 中可用。当生成任何多通道幻灯片或多通道演示文稿的文档进入作废状态时，执行此操作可让这些多通道幻灯片或多通道演示文稿进入其生命周期的作废状态。要应用此用户操作，您必须在包含创建演示文稿用户操作的文档生命周期上为作废状态类型设置特定状态。

如何创建用户操作

要创建新的工作流用户操作：

  1. 从用户操作标签页中，单击编辑。
  2. 单击创建规则。
  3. 可选：如果仅对满足特定条件的文档显示该用户操作，请选择有条件地执行。查看详细信息。
  4. 在允许以下操作下方，选择用户操作类型。查看详细信息。
  5. 定义该用户操作的详细信息。例如，对于工作流操作，您需要选择特定工作流并输入标签。
  6. 可选：单击添加操作，以添加其他操作。如果规则是有条件的，这些其他条件将具有相同的条件。
  7. 单击保存。具有正确权限的用户可以立即使用该操作。

如何定义条件

仅当文档满足一组条件时，才可以使用特定的用户操作。例如，不同的工作流可用于美国文档和英国文档，因此可根据文档的国家/地区字段为工作流用户操作设定条件。

要定义条件，请选择文档字段、运算符和值。部分系统字段以及与使用生命周期的文档类型关联的大多数字段可用。如有需要，可以单击添加条件来定义多个条件。

文档必须满足规则中定义的所有条件，Vault 才能执行用户操作。如果条件使用不适用于该文档的字段，Vault 将不会验证该条件。

关于在条件和操作中引用缺失记录

当您在 Vault 配置期间克隆生命周期配置时，对于入口条件中对特定对象记录的引用，如果新环境中不存在这些记录，则该引用可能会失效。如果发生这种情况，则对缺失对象记录的引用在生命周期配置字段中显示为空。

尽管 Vault 允许在缺失这些记录的情况下保存配置，但如果您希望在新环境中使用这些条件，我们建议您使用 Vault 加载程序或通过 API 重新创建 ID 值相同的记录，以便解决这些缺失的引用。如果您只想更新其他配置并将其带回源环境，则可以按原样保留缺失的引用。

如何重新排序操作

您可以更改出现在操作菜单中的选项的顺序。要重新排列操作，请单击并拖动规则本身，或单击并拖动规则内的操作。可以从左上角单击并拖动。

如何编辑或删除用户操作

要对用户操作规则进行更改，请单击编辑。做必要的改动。如果您需要删除规则、规则中的条件或规则中的用户操作，请单击该行的 X 图标。完成更改后，单击保存。

用户操作规则的限制

对于每种生命周期状态，您最多可以定义五十 (50) 条用户操作规则。在一条规则中，最多可以指定十 (10) 项操作。如果规则是有条件的，则最多可以有五 (5) 个条件。

Vault 不会阻止管理员使用相同的操作标签值创建多个操作。发生这种情况时，用户可能会在其操作菜单中看到重复的选项。

以下几个字段可用于配置此操作：

  • 操作标签：指示向用户显示用户操作的方式。
  • 创建文档或活页夹：指定用户是否将创建相关文档或活页夹。
  • 文档类型：指定新关联文档的文档类型。
  • 生命周期：指定新创建文档的生命周期。尽管文档类型通常与单个生命周期相关联，但此操作允许您关联多个生命周期。Vault 仅列出对指定文档类型有效的生命周期。
  • 选择模板：这是可选字段，指定创建文档时要使用的模板。
  • 关系类型：指定用于将新文档与源文档关联的关系类型。Vault 仅根据指定的文档类型列出有效的关系类型。

配置“关系类型”字段时，仅可选择以下关系类型：

  • 对所选文档类型有效的关系类型
  • 自定义关系类型或相关原始文档关系类型
  • 并非源特定的关系类型，或者如果是源特定的关系类型，则须选择转移源关系属性。

创建相关文档或活页夹用户操作执行以下操作：

  • 将相关活页夹、相关占位符或相关模板的前缀添加到新创建的文档名称（继承自源文档）。例如，相关活页夹 – 我的演示文稿。
  • 自动将源文档中的自定义字段和一些标准字段的所有匹配字段值映射到相关文档。
  • 异步执行并在操作完成后发送通知。
  • 创建从创建的文档到源文档的出站关系。Vault 根据对该用户操作配置的关系类型执行此操作。

支持的标准字段

创建相关文档或活页夹操作会自动将源文档中的以下标准对象字段映射到相关文档：

  • 产品
  • 国家/地区
  • Portal
  • CLM 内容
  • Engage 内容
  • 目录
  • 启用调查叠加图
  • 开始日期
  • 结束日期
  • 关键字
  • 演示文稿 ID
  • 调查
  • 培训
  • 网站
  • CRM 组织
  • CRM 产品
  • CRM 详细信息组

必填字段未填充或数据类型不匹配时，将导致操作失败。