配置对象工作流 | Vault 帮助

对象工作流适用于单个对象生命周期和单个对象的一条或多条记录。要设置对象工作流，请完成以下几步：

创建新的工作流并将其与生命周期相关联。
使用占位符步骤计划工作流路径。
可选：为工作流发送的任何通知或任务提醒创建消息模板。
可选：设置支持工作流所需的任何其他生命周期状态。
返回工作流，然后设置工作流步骤。从开始步骤开始，因为需要为任何工作流任务和通知添加用户控件。
可选：从工作流详细信息页面将变量添加到工作流。变量支持决定步骤和分支工作流。
可选：从工作流详细信息页面将取消操作添加到工作流。
激活工作流。
在用户可以开始工作流的生命周期状态下创建用户操作。

访问工作流管理

您可以通过管理 > 配置 > 工作流创建、编辑和查看工作流。

关于信封和信封内容对象记录访问权限

对象工作流创建高容量信封和信封内容对象。虽然最终用户不直接与这些对象交互，但应该小心控制对这些记录的访问权限。因为对象是高容量 Vault 对象，所以通过自定义对象选项卡或“业务管理员”页面拥有工作流：参与权限和信封或信封内容记录访问权限的用户能够查看这些记录，而无论其记录级别权限如何。此外，如果记录处于活动工作流中，即使用户不是该特定工作流的参与者，单击信封记录链接也可能会将用户转到工作流任务页面。

如何创建对象工作流

您可以从头创建新的对象工作流，也可以使用复制操作来复制现有工作流。

创建新的对象工作流

要创建新的工作流并使用占位符步骤概述其路径：

从工作流页面单击创建。
从下拉列表中选择对象工作流。
单击继续。
输入一个标签。此值在 Vault 中的各种位置显示，因此应该让用户能够轻松理解。
可选：修改名称。此值主要用于通过 API 引用工作流。
选择与工作流相关的生命周期。工作流只能链接到单个生命周期以及单个对象。
可选：输入工作流的描述。此描述对最终用户不可见，但可以帮助管理员了解各种工作流及其配置方式。
可选：如果想在对象记录进入特定生命周期状态时自动启动此工作流，请选中允许从入口操作和事件操作自动启动复选框。如需了解更多信息，请参阅配置自动启动对象工作流。
可选：选中工作流取消备注复选框，要求取消工作流的用户提供备注。
可选：取消选中对单个对象记录使用工作流（默认选中）复选框，允许用户在同一工作流中发送同一对象类型的多条对象记录。
单击保存。

复制现有对象工作流

您可以使用复制操作复制现有工作流。新工作流遵循与源工作流相同的生命周期。它还复制源工作流的描述、步骤和变量。复制的工作流在配置模式下创建，您需要激活它。

要复制现有对象工作流：

在想要复制的工作流的操作菜单中，单击复制。
输入一个标签。此值在 Vault 中的各种位置显示，因此应该让用户能够轻松理解。
可选：修改名称。此值主要用于通过 API 引用工作流。
单击复制。

您现在可以配置工作流副本。

删除工作流

您可以通过从操作菜单中选择删除来删除工作流。

工作流版本历史记录

您可以通过从操作菜单中选择查看工作流版本来查看工作流的所有已激活版本的列表。单击工作流的某个版本以查看其详细信息和步骤。不能更改或复制以前的工作流版本。

如何使用占位符概述工作流

要使用占位符创建工作流路径的概要：

从对象工作流页面打开工作流。
向下滚动至工作流步骤，并确保您处于流程图视图中。
使用开始和结束步骤之间的加号 (+) 图标，然后选择创建后续步骤。
为该步骤输入一个标签，以便在工作流配置过程中识别该步骤。
清除在保存时编辑步骤详细信息复选框。
单击保存。
重复以上操作，直至创建完所有步骤。
单击各个步骤的详细信息，并更改后续步骤选择。如果您的工作流需要通过决定步骤进行分支，需要通过联合步骤合并两条路径，或需要包含并行步骤，就必须执行此操作。

此时，您的工作流包含了使用占位符步骤类型的所有步骤的概要。稍后，您需要单击每个步骤，选择类型（工作流任务、通知等），并定义特定于步骤类型的详细信息。

如何定义开始步骤

开始步骤的主要目的是控制用户在开始工作流时看到的对话框：工作流开始对话框。在这里，用户可以输入参与者的组分配情况、任务到期日期以及对象记录的新字段值。用户看到哪些选项，将取决于您在工作流配置过程中向开始步骤添加的“控件”。

从工作流页面打开工作流。
单击进入开始步骤。
单击编辑。
单击添加控件。
选择控件类型并定义类型特定的详细信息。下面是各控件类型的详细信息。
通过这些步骤添加所需的各个控件。
通过单击并拖动每个控件的左上角，重新排列控件。您设置的顺序是用户将在工作流开始对话框中看到的顺序。
单击保存。

您可以创建开始步骤规则用于定义工作流所有者将不会在工作流开始对话框中看到特定控件的情景。

注意：要让工作流能自动启动，不能在开始步骤中使用某些控件。有关详细信息，请参阅配置自动启动对象工作流。

说明控件

说明控件类型让您能够为工作流所有者输入解释或说明。例如，为工作流所有者提供指南，指导他们如何选择工作流参与者。您可以为字段值使用令牌，以动态地向说明中添加相关数据。

参与者控件

使用参与者控件，您可以创建参与者组。所有工作流都包括一个默认的参与者：工作流所有者。如果您的工作流需要将任务分配给任何其他用户，则开始步骤必须包含至少一个参与者控件。以这种方式定义的每个参与者组还可能接收到通知和任务提醒。例如，创建一个标记为审查者的参与者控件，并在工作流中将一个审查任务分配给该参与者组。

可以通过多种方式将用户分配到参与者组：

允许工作流所有者选择参与者: 工作流所有者将在启动工作流时为每个参与者组选择用户。; 通过此设置，您可以选择在工作流所有者启动工作流时，根据对象记录角色分配来约束用户。使用允许参与的角色（不适用于多记录工作流）和不允许参与的角色选项列表来选择工作流要包含和/或排除的用户角色。工作流所有者不能选择属于不允许参与的角色中选中的角色用户。; 如果选中来自共享设置的默认用户复选框，Vault 将在开始对话框中用记录共享设置中当前担任这些角色的用户和组自动填充角色分配。; 默认情况下，可分配给任何工作流参与者控件的最大参与者数量为 5000。要配置 1 到 5000 之间的限制，请导航到管理 > 设置，并启用限制工作流发起人选择的工作流参与者。提供每个参与者控件的参与者最大数量。如果工作流发起人试图分配的参与者超过配置的限制，则会遇到错误。
将角色用作参与者: Vault 将查看允许参与的角色下方所选的对象角色，并在工作流开始时自动分配已担任这些角色的用户。Vault 将自动从工作流中排除不允许参与的角色下方所选的角色。通过共享设置中的手动分配添加到有效角色的用户，将接收当前工作流任务和与该角色有关的任何未来任务。; 通过此设置，Vault 在工作流开始对话框中或当用户向活动工作流添加参与者时，不会显示参与者控件。; 有关使用此选项时的特定行为，请参阅将角色用作参与者。
使用自定义操作来定义参与者: 在此设置中，Vault 使用所选自定义操作来确定参与者。这些操作由您的组织使用 Vault Java SDK 创建，以满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。在此设置中，用户不能向活动工作流添加参与者。; 如果您想使用 Vault Java SDK 为贵组织开发自定义操作，可以在开发人员门户上了解更多信息。此设置不适用于多记录工作流。

选中允许为参与者提供任务说明复选框，将允许工作流所有者为工作流开始对话框中所选的每个参与者提供说明。添加说明默认为可选，但您可以通过选中必填复选框使其成为强制选项。

使用角色作为参与者

在参与者控件中启用了使用角色作为参与者选项的工作流中，下述行为决定将在用户的我的任务或可用任务视图中显示的任务：

当工作流遇到任务步骤时，Vault 会将任务分配给所选参与者组中的每个用户。此参与者组由在工作流中所包含记录中担任该角色的所有用户和组组成。
如果您在创建并分配任务后将用户添加到已经是参与者组一部分的某个组中，新用户将自动收到任务分配。
在创建和分配任务之后，如果向工作流中所包含记录上的角色添加了新用户或组，且这些新用户或组是通过共享设置或更新共享设置工作流步骤中的手动分配添加到对象记录上的角色，那么他们将收到任务。如果新用户或组是通过匹配共享规则添加的，那么他们不会自动收到任务，而新用户或组必须通过添加参与者操作才能添加为任务参与者。
如果用户或组接受了某个可用任务，然后通过“添加参与者”操作添加了新的用户或组，则新用户或组在任务由之前的用户或组发布后才能接受该任务。

日期控件

通过日期控件，您可以设置工作流开始对话框中显示的日期字段。您可以稍后使用此日期作为工作流任务到期日期。

例如，创建标记为审查到期日期的日期控件，并将其放置在审查者的参与者控件下方。在设置工作流审查任务时，您可以使用此日期控件作为任务到期日期。

字段提示控件

此控件将从对象记录插入字段，并允许工作流所有者更新字段值。如有需要，可以选择将字段设置为必填字段。当工作流将记录推向带有入口条件的生命周期状态时，使用字段控件尤为有用，因为您可以确保工作流所有者在状态更改前填写该信息。

例如，在市场营销活动工作流中，创建一个字段控件，将代理联系方式作为必填字段加入工作流开始对话框中。在开始市场活动工作流之前，用户需要输入代理联系人信息。

变量控件

变量控件让工作流所有者能够为工作流变量设置值。工作流配置可随后使用变量值作为分支的基础。

如何添加变量控件

在添加变量控件前，您必须先将变量添加到工作流。可从工作流详细信息页面的变量节段执行此操作。

要添加变量控件，请执行以下操作：

在开始步骤配置中，单击 + 添加控件。
选择变量作为控件类型。
从列表中选择特定变量。
可选：如果工作流所有者必须做出选择，则选中必填复选框。
可选：如果要为多个变量进行提示，请单击 + 添加变量链接并对第二个变量重复这些步骤。要删除变量，请单击 -（减号）图标。

开始步骤规则

开始步骤规则提供了一种有条件地修改工作流开始对话框中存在的控件的方式。您可以防止工作流所有者在工作流开始对话框中看到不必要的控件，或者将控件设为某些条件下的必要控件。为此，请使用布尔 (true/false) 表达式定义规则，如下所述。使用此规则，您可以隐藏或设置所需的参与者、字段提示或变量控件。

规则应该仅影响在其单独的控件配置中可选的控件。创建用于隐藏所需控件的规则可能导致工作流错误。对于参与者控件，如果定义的参与者将参与的工作流中的所有任务均为可选，则控件会被视为可选。

要创建开始步骤规则：

在开始步骤配置的开始步骤规则节段中，单击编辑。
单击创建开始步骤规则。
为开始步骤规则输入一个规则标签。
从选择规则类型下拉菜单中选择一个规则类型。此选择确定表达式返回 True 时的规则效果。
从选择控件下拉菜单中，选择要使用规则进行影响的控件。
在如果此表达式为 True 框中输入布尔 (true/false) 表达式。您可以使用字段、函数和运算符标签页来搜索选项列表。
单击检查语法。
如果没有错误，则单击保存。

开始步骤规则表达式使用 Vault 标准表达式语法，并返回 true/false。当表达式返回 true 时，Vault 将该规则的效果应用到工作流开始对话框中的控件。开始步骤规则支持 Vault 表达式语法中支持的所有标准字段类型，并使用与公式字段、验证规则和其他基于表达式的功能相同的语法。

如何定义操作步骤

操作步骤定义 Vault 将在对象记录上自动完成的操作。例如，操作步骤可以使记录进入新的生命周期状态。

如何设置共享操作步骤

要定义操作步骤：

在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
将类型设为操作。
可选：选择有条件地执行以将条件添加到操作规则。
选择操作类型：更改状态、更新字段，或更新相关记录字段
可选：通过单击添加操作在同一规则中创建多个操作。如果规则是有条件的，这些操作将具有相同的条件。
单击保存。

更改状态操作

更改状态类型的操作步骤将对象记录从一个生命周期状态移动到另一个生命周期状态。例如，当记录第一次进入审查和批准工作流时，它将进入审查中状态。在此状态下，工作流参与者将审查并提供裁定。在决定步骤之后，记录将进入已批准状态或回到草稿状态，具体取决于裁定。此设置需要完成三 (3) 个更改状态步骤：一个在开始步骤之后，两个在决定步骤之后。

要设置更改状态步骤：

在操作步骤内，选择更改状态类型。
为要更改状态的记录选择生命周期状态。如果新状态有入口条件，则应该在开始步骤中包括一个字段提示控件来填充必填字段，或者在状态更改之前对工作流任务使用字段提示设置。
单击保存。

当目标状态与现有状态相同时，在操作步骤中执行的状态更改不会检查入口条件或触发入口操作。

更新字段操作

使用更新字段类型的操作步骤，您可以使用公式自动更新字段。例如，用于批准对象记录的工作流可以包含用于设置批准过期日期的步骤。您可以在一个工作流中创建多个更新记录步骤。公式可以使用当前对象中的字段，也可以使用与它有出站关系的对象中的字段，还可以同时使用这两类字段。公式生成器包含一个选项卡，用于目标字段引用的对象，您可以使用该选项卡来引用公式中的特定记录。

要设置更新字段步骤：

使用更新相关记录字段的操作步骤，您可以自动更新相关对象记录的所示字段。您可以使用此选项来更新“是/否”、“选项列表”、“数字”、“日期”、“文本”、“长文本”和“富文本”字段。例如，将参与者添加到研究中的工作流，可能包含将相关对象应用程序上的状态字段自动更新为活动的步骤。您可以在一个工作流中创建多个更新相关记录步骤。当使用公式来设置值时，公式可以使用当前对象中的字段，也可以使用与它有出站关系的对象中的字段，还可以同时使用这两类字段。公式生成器包含一个选项卡，用于目标字段引用的对象，您可以使用该选项卡来引用公式中的特定记录。

要设置更新相关记录字段步骤：

在操作步骤内，选择更新相关记录字段类型。
从相关对象下拉列表中选择对象记录。
从字段选项列表中选择要更新的字段。
设置为值字段显示为选项列表或公式字段，具体取决于要更新的字段。选择填充所示字段的值或输入公式。
单击保存。

有条件操作

操作步骤效果可能是有条件的。使用有条件操作，您可以配置允许基于记录属性和任务裁定的不同结果的工作流。

如何定义条件

要定义条件，请执行以下操作：

将规则设为有条件地执行。
选择一个条件类型。
可选：通过单击添加条件为规则创建附加条件。记录必须满足规则的所有条件，Vault 才能执行操作。

Vault 按顺序在每条记录中应用所有规则。定义条件规则时，请记住此顺序。

条件类型

任务从上一任务步骤引用裁定。对于此条件类型，您可以选择工作流步骤、运算符和裁定标签。
字段引用文档中的字段值。对于此条件类型，您可以选择文档字段、运算符和字段值。

如何定义任务步骤

任务步骤会将任务分配给特定参与者组中的用户。任务可以是简单的（“审查并确认”说明），也可以是复杂的（选择的裁定和填充的字段）。

从工作流页面打开工作流。
单击占位符步骤。
将类型设置为工作流任务，并根据需要应用标签。
输入任务标签用于标识任务。
在任务分配对象中，选择工作流所有者或参与者组。工作流开始步骤中定义了可用的参与者组。
在任务分配对象下方，选择分配给参与者组中的所有用户或提供给参与者组中的所有用户。
为任务所有者输入说明。它们与任务一起显示在主页和对象记录详细信息页面中。您可以使用令牌，以动态地向说明中添加相关数据。
选择任务要求。如果任务为必填，则工作流所有者必须在开始工作流时将任务分配给参与者组。如果任务为可选，则工作流所有者可以在开始工作流时选择参与者组，也可以不选择。
可选：选择不允许工作流所有者接收此任务。此选项让任务在即使工作流所有者是分配给任务的组的一部分时也对工作流所有者不可用。如果在任务分配对象中选择了工作流所有者，将不会显示此选项。
可选：选择完成任务但不查看项目复选框，允许任务参与者直接从他们的主页选项卡上的任务视图中完成任务。
可选：在显示关于以前任务的信息下拉菜单的工作流中选择一个或多个以前的任务，以允许任务参与者在其主页选项卡上的任务视图上查看完成日期和裁定等信息。
可选：选择到期日期。请参阅到期日期详细信息。
可选：在更新共享设置下方，定义相关规则，以根据任务中的触发事件将角色用户添加到共享设置中或从中移除角色用户。请参阅下方的更新共享设置详细信息。
可选：选择备注提示并为备注字段输入标签。选择必填表示用户必须添加备注才能继续。此选项将在任务完成对话框中插入文本字段（500 个字符的限制），并允许任务所有者提供备注。
可选：选择字段提示和对象字段。此选项将从对象记录中插入字段，并允许任务所有者在完成任务时更新字段值。选择必填以指示用户必须填写字段才能继续。如需额外的字段提示，请单击添加字段。
可选：如果完成此任务的用户需要电子签名，请选择电子签名提示。
可选：选择提示输入裁定。在此设置中，完成任务的用户必须选择一个裁定。您也可以将裁定配置为简化工作流任务。
可选：在通知下，选择要在向任务所有者发送自动通知时使用的通知模板。您可以选择包含来自以前任务的裁定和备注，然后在选择任务字段中选择一个或多个以前的任务。
可选：添加任务提醒。任务提醒让您能够配置要发送的关于未完成任务的通知。详情参阅下文。
可选：在自定义操作下方，选择在此任务步骤要执行的自定义操作。这些操作由您的组织使用 Vault Java SDK 创建，以满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。如果您想开发自定义操作，可以在开发人员门户中了解更多信息。
可选：选择异步完成任务，然后在下拉列表中选择备用后续步骤。参见下文关于该操作的详细信息。
单击保存。

简化工作流任务

您可以简化工作流任务，以减少不必要的任务完成工作。当用户使用您已配置为简化的裁定时，Vault 会使用适当的标签取消所有其他工作流任务。例如，如果一组审批者中只有一个用户需要审批文档，那么 Vault 将在其中一个用户审批文档后取消组内所有其他用户的审批任务。要进行此设置：

将标签应用到详细信息下方要简化的工作流任务。
选择使用已配置标签简化任务。
选择/创建与要简化的任务相关的标签。
单击保存。

任务分配

选择分配给参与者组中的所有用户，将把任务分配给参与者组中的每个用户。该组中的所有用户都必须完成任务。如果在参与者控件中选择组，则工作流所有者将看到已分配给每个用户标签。

选择提供给参与者组中的所有用户，将向参与者组中的所有用户提供任务。该组中的所有用户都能接受任务，但并非所有用户都必须完成任务。如果在参与者控件中选择组，则工作流所有者将看到提供给所有用户标签。

如果多个任务中使用的参与者控件相同，但使用的任务分配选项不同，那么工作流所有者不会在开始对话框中看到已分配…或提供…标签。
如果工作流所有者属于已分配参与者组，但被阻止接收任务，那么工作流所有者将不会收到任务。

任务提醒

任务提醒让您能够配置要发送的关于未完成任务的通知。要设置任务提醒，请执行以下操作：

为提醒选择通知模板。了解有关通知模板的更多信息。
选择最多五个组作为收件人（包括工作流所有者和任务所有者）。当需要发送提醒时，如果没有用户认领可用任务，那么所有潜在任务所有者都将收到提醒。
选择提醒的发送日期。提醒发送日期指距任务到期日期或任务创建日期的指定天数。例如，您可以在任务到期的前一天提醒用户完成任务。任务提醒使用 Vault 时区。
可选：单击添加任务提醒以添加另一个提醒。您最多可以添加五个提醒。
单击保存。

注意：任务提醒每天基于任务提醒通知进行。默认情况下，作业所有者是系统，这意味着当作业失败时，任何用户都不会收到电子邮件。如果希望用户在作业失败时收到电子邮件，请在管理 > 操作 > 作业定义中更新作业所有者。

到期日期

任务的到期日期可以基于：

工作流开始步骤上的日期控件。
对象上的日期字段；这些日期可能因计算任务到期日期而偏移。Vault 将使用创建任务时的字段值，但如果字段值更改，将不会更新到期日期。此选项不适用于多记录工作流。
任务创建日期或工作流开始日期；这些日期可能因计算任务到期日期而偏移。

到期日期仅为日期，不包括时间组件。任务到期状态基于用户所在的时区。

计算的任务到期日期

选择工作流任务到期日期时，您可以配置计算的任务到期日期。这让 Vault 能够自动计算任务到期日期，而无需来自工作流所有者的输入。要配置计算的任务到期日期，请执行以下操作：

从到期日期下拉列表中选择工作流开始日期、任务创建日期、到期日期（在开始步骤中定义）或日期类型对象字段。如果选择工作流开始日期或任务创建日期，则这些日期将基于管理员设置的 Vault 时区。
选择 + 或 - 作为日期偏移运算符
选择最多 365 天的天数值。
可选：如果到期日期由日期类型的对象字段决定，那么请选中更新日期字段时更新活动任务到期日期复选框，以在更新控制字段时更新此任务的到期日期。如果选择此选项，Vault 将不允许手动更新到期日期。例如，如果到期日期由发布日期字段决定，那么选中此复选框将在每次更新发布日期字段时更新此任务的到期日期。当任务到期日期以这种方式更改时，Vault 将以系统的身份对更改进行审计，并更新任务上的上次更新日期字段。

您可以在任务步骤的更新共享设置节段中配置规则，以在任务步骤期间管理共享设置。要定义共享设置更新规则，请执行以下操作：

从任务步骤中，导航到更新共享设置节段。
单击添加规则。
在选择事件下拉菜单中，选择任务步骤的触发事件。您可以选择在任务分配、完成、取消或从另一用户重新分配时触发共享设置更改。
在选择运算符下拉菜单中，选择是在触发事件时添加还是删除角色分配。
在选择角色下拉菜单中，选择受规则影响的一个或多个角色。每个触发事件只能影响一个角色一次，避免规则定义冲突。
可选：单击添加规则以定义其他规则。

任务重新分配者事件选项将更新重新分配任务的用户（而非当前任务所有者）的共享设置。

如何设置裁定

裁定允许任务所有者在完成任务时指出建议或决定。如果希望创建的工作流基于工作流任务结果进行分支，您需要设置决定步骤稍后将使用的裁定。

单击添加裁定以创建每个裁定。
输入用户在选择裁定时将看到的裁定标签。
可选：如果想要裁定简化其他工作流任务，请选择使用已配置标签简化任务。
可选：单击添加备注并为备注字段输入标签。选择必填表示用户必须添加备注才能继续。此选项将在任务完成对话框中插入文本字段（500 个字符的限制），并允许任务所有者提供备注。
可选：如果选择此裁定的用户需要提供能力，请选择添加能力。请查看下方的详细信息。
可选：如果选择此裁定的用户需要电子签名，请选择添加电子签名。请查看下方的详细信息。
可选：单击添加原因。输入一个原因标签。选中必填复选框，要求用户在选择特定裁定时选择原因。添加原因值。标签显示在选项列表字段上，值显示在选项列表中。
可选：单击添加字段提示和对象字段。此选项将从对象记录中插入字段，并允许任务所有者在选择特定裁定时更新字段值。选择必填以指示用户必须填写字段才能继续。如需额外的字段提示，请单击添加字段。
设置完所有裁定之后，单击保存。

如何设置能力

裁定可以包含能力字段，该字段能让用户为其任务裁定提供额外的上下文。

选择添加能力。
为职能字段输入一个职能标签。
可选：选中必填复选框，要求用户选择能力。

添加职能值。当用户完成任务时，系统会显示职能标签以及包括这些值的下拉列表。

如何设置电子签名

当您向工作流任务或裁定中添加电子签名提示时，完成任务或选择裁定的用户必须先输入登录凭据，然后提供电子签名。签名类型选项允许管理员使用生命周期状态入口操作保留某些类型的电子签名，当相关对象记录进入新状态时，作废其他类型的电子签名。如需了解电子签名管理，请参阅管理对象电子签名。

选择添加电子签名。
可选：从选项列表中选择电子签名类型。
为用户输入说明。

关于异步完成任务

异步完成任务选项允许用户在不影响其他工作流任务或流程的情况下，完成单个任务。如果工作流遇到错误，将采取您选择的备用工作流步骤。

对于贵组织定期分配给超过 100 个用户的任务，我们建议使用此功能。在启用此选项之前，请联系您的 Vault 代表。此选项不适用于多记录工作流。

如何定义决定步骤

决定工作流步骤让工作流根据来自上一个工作流任务步骤的裁定、对象记录上的字段值或由工作流所有者设置的变量值分化成单独的路径。

在定义分支规则时，从最严格的规则开始。Vault 按配置的顺序评估规则。评估为“true”的第一个规则是工作流所采用的路径。

要设置决定步骤，请执行以下操作：

从工作流页面打开工作流。
单击占位符步骤。如果决定将基于裁定，那么此步骤必须在包含裁定的工作流任务之后。
将类型更改为决定。
单击创建规则。最多可创建 30 个规则。Vault 自动包含一个“Else”规则，该规则能让您定义当对象记录不满足任何规则条件时会发生什么。
对于每个规则，可以选择将其基于字段、任务或变量。如果是基于字段的规则，请选择对象字段、运算符和字段值。如果是基于裁定的规则，请选择特定工作流任务、运算符和裁定标签。如果是基于变量的规则，请选择变量、运算符和变量值。然后，如果对象记录匹配规则，请选择工作流要进入的后续步骤。
定义 Else 规则。Vault 自动包含此规则，它能让您指定当对象记录不满足任何规则条件时会发生什么。

如何定义联合步骤

联合工作流步骤让您能够在一个工作流内合并两条单独的路径。您将在分支或包含并行步骤的工作流中使用此步骤。例如，审查和批准工作流基于工作流任务裁定进行分支，因此，对象记录会进入已批准状态或回到草稿状态。在状态更改步骤之后，您需要联合分支，这样您可以设置单个通知步骤，告知工作流所有者该流程已完成。

要设置联合步骤：

从工作流页面打开工作流。
单击占位符步骤。
将类型更改为联合。
单击保存。
如果工作流概要不完整，请编辑之前的步骤以将联合指为其下一步。

通过更新共享设置步骤，您可以在共享设置中将工作流参与者添加到特定角色，或者从特定角色中移除工作流参与者。例如，用于批准对象记录的工作流可能需要来自通常不会被分配审查者角色的用户的额外审查。对此特定实例，您可以使用此步骤向审查者角色添加该工作流参与者。一旦参与者完成其任务，您就可以配置其他步骤，以将其从审查者角色中移除。

要设置更新共享设置步骤，请执行以下操作：

从工作流页面打开工作流。
创建占位符步骤。
将类型更改为更新共享设置
从工作流参与者选项列表中，选择工作流参与者。
在操作字段中，使用单选按钮添加或删除参与者。
从角色选项列表中，选择适用角色。
单击保存。

您也可以在任务步骤中更新共享设置。

如何定义通知步骤

通知步骤允许您在工作流期间的不同时间点向工作流参与者发送电子邮件和 Vault 内消息。例如，您可以在最后一步向工作流所有者发送通知，这样他们就知道工作流已完成。您也可以在决定步骤之后向审查者发送通知，让他们知道最终决定是什么（基于他们的裁定）。

您无需设置单独的通知步骤来提醒任务所有者他们有任务。工作流任务步骤中有用于包括通知的设置。

要设置通知步骤，请执行以下操作：

从工作流页面打开工作流。
单击占位符步骤。
将类型更改为通知。
选择消息模板。您可以通过管理 > 配置 > 对象消息提前进行这些设置。
选择一个接收人。您可以选择工作流所有者、您在开始步骤中定义的任何参与者组或对象记录的共享设置中的角色。
可选：您可以选中包含来自以前任务的裁定和备注复选框，然后在选择任务字段中选择一个或多个以前的任务。
单击保存。

如何定义系统操作步骤

在当前版本中，大多数可用的应用程序特定的系统操作都是针对里程碑依赖关系和监控事件的 Clinical Operations Vault，以及针对内容计划的 RIM 应用程序 Vault。

检查参与者对相关文档的访问权限系统操作也适用于所有 Vault。请参阅下方的配置详细信息。

也可以使用 Vault Java SDK 记录操作创建自定义系统操作。代码上传到 Vault 之后，从下拉列表中选择该代码。了解有关开发人员门户中的记录操作的更多信息。

Clinical Operations Vault 中的系统操作

应用更新后的依赖关系: 有关详细信息，请参阅里程碑管理。
验证必需的行程报告回复和评论、关联监控事件参与者、关联监控事件活动: 有关详细信息，请参阅行程报告管理。
关联问题: 有关详细信息，请参阅问题管理管理员。
通过模板创建相关文档: 此系统操作通过所选模板创建文档，并自动将文档与对象记录相关联。
生成应付款项，生成支付请求: 在所有 Clinical Operations Vault 中都可以看到此系统操作，但它只适用于使用 Vault Payments 附加产品的 Vault。有关详细信息，请参阅配置 Vault 付款。
执行文档核对: 在所有 Clinical Operations Vault 中都可以看到此系统操作，但它只适用于已启用 Veeva Site Connect 的 Vault。有关详细信息，请参阅配置文档核对。

RIM Vault 中的系统操作

创建内容计划: 有关详细信息，请参阅配置送审内容计划。
内容计划高级副本，从内容计划创建活页夹，内容计划层次结构状态更改: 有关详细信息，请参阅使用生命周期管理内容计划。
填充活动档案，更新活动档案, 设置活动档案项目国家/地区状态: 有关详细信息，请参阅活动档案配置。

您可以配置工作流步骤，以确认工作流参与者组中的所有用户是否都是与对象记录相关的每个文档上至少一个指定应用程序角色的成员。Vault 通过用户成员资格来记录应用程序角色，以检查权限，如查看内容权限，并捕获参与者访问权限检查结果工作流变量中的信息。如果已配置，则 Vault 可以使用参与者检查访问结果对象通知模板向工作流所有者发送通知，并确定哪些用户无法访问一个或多个文档。

配置检查参与者访问步骤

检查参与者对相关文档的访问权限是对象工作流中的一种系统操作，它存在于所有应用程序和平台 Vault 中。配置：

添加一个系统操作步骤至工作流我们建议先添加此步骤，然后再将工作流任务分配给可能对相关文档缺乏必要权限的用户。
在系统操作下拉列表中，选择检查参与者对相关文档的访问权限。
选择 Vault 应对其检查文档访问权限的参与者组。
选择要签入成员资格的应用程序角色。Vault 将确认所选参与者组中的所有用户是否是每个相关文档的至少一个应用程序角色的成员。如果需要，您可以选择多个应用程序角色。
选择要评估的文档关系。如果需要，您可以选择多个关系。

配置参与者访问决定步骤

您可以在决定步骤中选择参与者访问权限检查结果工作流变量，以捕获和跟踪用户是否拥有对相关文档的访问权限。要配置此操作：

添加一个决定步骤至工作流。此步骤应紧跟检查参与者访问权限系统操作步骤之后。
在规则节段中，在第一个下拉列表中选择变量条件类型。
在第二个下拉列表中，选择参与者访问权限检查结果变量。此变量仅支持为空和不为空运算符。

如果任何用户对一个或多个文档缺少访问权限，Vault 会使用值不为空来填充工作流变量。如果工作流的变量为空，则所有用户需拥有对所有相关文档的访问权限。在某些情况下，为空也意味着工作流配置错误。

定义通知模板

您可以在工作流中使用检查参与者访问权限对象通知模板来发送通知，以便向工作流所有者告知工作流中的哪些用户无法访问哪些文档。此模板中的令牌引用参与者访问权限检查结果工作流变量。

通知包括未分配至指定应用程序角色的用户列表，以及这些用户无法访问的文档，包括文档编号和版本。通知将指出最多三十个结果的确切问题。在前三十个问题被解决之后，将在随后的参与者访问检查工作流操作中报告其他问题。通知不会指出遇到的问题总数。

如何定义结束工作流步骤

默认情况下，所有新工作流都包括一个结束步骤，但如果不小心删除了该默认步骤，您可以创建一个新的步骤。借助结束步骤，Vault 可以知道，没有更多步骤需要执行，并可关闭正在进行的工作流。

启动下一个工作流

根据您所在的流程，让工作流参与者在工作流结束时对相同对象记录启动另一个工作流，此操作可能很有用。在结束步骤配置中，选择工作流结束时显示“开始下一个工作流”对话框，以允许在工作流中完成最终任务的用户通过开始下一个工作流对话框立即开始另一个工作流。用户必须拥有工作流的开始权限才能看到该对话框。此对话框不适用于多记录工作流。

变量

配置工作流时，您可以包括稍后要在评估决定步骤以创建分支工作流时使用的变量。工作流所有者在开始工作流时为这些变量设置值。借助工作流变量和决定步骤，Vault 可以支持工作流流程中的小变化，而无需配置多个工作流。例如，贵组织可能有一个审查工作流，但在某些情况下包括其他任务。

如何定义变量

要定义工作流变量，请执行以下操作：

导航到工作流详细信息页面，并向下滚动至变量节段。
单击添加变量，然后选择数据类型（是/否、选项列表、文本）。
为变量输入一个标签。工作流所有者会在开始工作流时看到此标签。
对于选项列表数据类型，请输入选项列表选项。
单击保存。

使用方法示例

要定义一个工作流，该工作流询问工作流所有者是否需要对对象记录进行第二次批准，如果需要，则分支到该步骤，您需要执行以下操作：

使用是/否数据类型为工作流定义第二次批准变量。
将变量控件添加至引用第二次批准变量的开始步骤。
如果第二次批准被设置为是，则创建一个决定步骤，在这个步骤中，规则将工作流发送至第二次批准任务步骤；如果第二次批准被设置为否，则跳过该步骤。

限制

每个工作流最多可以包括 25 个变量。

取消操作

默认情况下，当用户取消工作流时，Vault 会删除所有未处理的任务，通知所有参与者并将工作流内容恢复为适当的状态。如果想要添加其他取消行为，请在工作流详细信息页面的取消操作节段中配置操作：

在工作流详细信息页面的取消操作节段中，单击编辑。
单击创建规则。
可选：选择有条件地执行以将条件添加到操作。
从下拉菜单中选择一个操作。发送通知操作会使用消息模板发送通知。更新记录字段操作将根据公式表达式更新字段。从记录中移除电子签名操作将取消工作流中应用于对象记录的所有电子签名。您还可能会在此处看到其他操作列出，这些操作由贵组织使用 Vault Java SDK 创建，用于满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。
如果选择了发送通知操作，请从消息模板下拉菜单中选择消息配置，然后从接收人下拉菜单中选择适当的参与者或角色。
如果已选择更新记录字段操作，则可以像在操作步骤中一样配置更新。
可选：单击添加操作以添加其他取消行为。
单击保存。

如何验证和激活工作流

在定义完步骤后，您需要激活工作流。

从工作流页面单击进入工作流。
单击激活配置。
Vault 会验证工作流并通知您其是否有效。如果出现验证错误，请修复工作流并重试。

激活工作流后，您需要在特定生命周期状态上创建用户操作，以允许用户开始工作流。在工作流详细信息页面的开始状态字段中，Vault 显示当前工作流可以在其中开始的所有生命周期状态。

如果对象启用了动态访问控制，则 Vault 不会检查通过参与者控制分配的用户是否有权访问特定对象记录。用户可以使用任务所有者无法完成的任务分配来启动工作流。在配置工作流时，请牢记此限制。

工作流版本控制

如果工作流处于活动状态，且有一种用户操作能让用户使用该工作流，那么编辑工作流不会编辑“活动”工作流。当您开始编辑时，Vault 会自动将工作流状态更新为编辑中。当工作流处于此状态时，用户仍然可以在对象记录上启动工作流实例。该工作流实例将使用工作流进入编辑中状态之前的配置。在重新验证工作流并将状态更给为活动之后，新的配置将变为“活动”版本。但是，在您编辑工作流时启动的工作流实例仍将使用之前版本。

有时，您可能需要检查特定工作流实例使用的是之前的工作流配置还是新配置。为此，您可以检查对象记录审计跟踪中的工作流实例启动时间，并将该时间与系统审计历史记录中激活新工作流配置的时间进行比较。