ポータルの設定 (PromoMats、MedComms)

ポータル機能を使用すると、簡易ユーザインタフェースでブランドチームやメディカルコミュニケーション部門と特定のコンテンツを管理・共有することができます。管理コンテンツはユーザに最も関係の深い資料を提供し、コンテンツフィルタがユーザの正しいアセットの特定を支援します。企業管理者またはカスタムタブ経由で個別のポータルオブジェクトレコードを作成することで、ポータルの作成、設定、入力が簡単に行えます。

ポータルを有効化する方法

Vault でポータル機能を有効化するには、管理者 > 設定 > アプリケーション設定に進み、ポータルの有効化チェックボックスを選択します。完全なポータルを開くを有効化チェックボックスを選択して、ユーザがすべてのポータルページの画像をクリックしてポータルを直接起動できるようにします。

ポータルドキュメントフィールドについて

ポータル (portal__v) およびポータルウィジェット (portal_widget__v) 共有ドキュメントフィールドは、ポータルで使用可能なすべてのドキュメントタイプに必要です。

これらのフィールドがお使いの Vault でまだ設定されていない場合は、管理者 > コンテンツ設定 > ドキュメントフィールドに進み、各フィールドを有効に設定します。次に、該当するすべてのドキュメントタイプに共有フィールドを割り当てます。

ポータルの作成

ポータルを作成するには、ポータルオブジェクトレコードを作成します:

1. 企業管理者 > ポータルに進みます。
2. 作成をクリックします。
3. ポータル名を入力します。
4. 任意の作業: ポータルの説明を入力します。これは、ポータルホームページの詳細セクションに表示されます。
5. 任意の作業: メインカラーとハイライトカラーを入力します。これらは 6 文字の 16 進数のカラーコードである必要があります。これらのフィールドを空白にした場合、ポータルは標準の Vault カラーに初期設定されます。
6. 任意の作業: Vault ライブラリからポータルロゴを選択します。ロゴは、ポータルのヘッダーとポータルセレクターページに表示されます。ロゴファイルは画像ファイル (PNG、JPEG など) である必要があり、動画ファイルや音声ファイル、またはその他の Vault ドキュメントにしないでください。ロゴを選択しない場合、ポータルセレクターには画像が表示されず、ポータルホームページには標準の Vault ロゴが表示されます。
7. 任意の作業: ロゴ画像のドキュメントにバージョンを選択します。この選択は、最新の固定状態バージョンに初期設定されます。
8. 保存をクリックします。他のポータルを作成するには、保存 + 作成をクリックします。

ポータルを保存すると、Vault は、ポータルのオブジェクトフレームワークとポータルホームページを構成するポータルウィジェットのオブジェクトレコードを自動作成します。新規ポータルを表示するには、ポータルレコードのアクションメニューでポータルの表示を選択します。ポータルが新しいタブで開きます。

新規作成したポータルオブジェクトにオブジェクトページレイアウトを設定するには、アクションメニューからページレイアウトの設定を選択します。これは、オブジェクトレコードの詳細ページのレイアウトにしか影響を及ぼさず、ポータルホームページには影響を及ぼしません。

ポータルホームページの設定

ポータルオブジェクトレコードから　Vault　が作成したポータルウィジェットオブジェクトレコードを設定および入力して、ポータルホームページおよびライブラリを構築することができます。

ポータルウィジェットについて

ポータルを作成する場合、Vault は自動的に以下のポータルウィジェットオブジェクトレコードを作成します。コンテンツを使用してこれらの一部を手動で入力することができます。それ以外については、Vault が自動的に作成と更新を行います。

• カルーセル: カルーセルウィジェットを使用して、ポータルホームページの上部に大型のクリックスルーバナーとしてコンテンツを表示することができます。
• コンテンツフィルタ: ポータルライブラリにカスタムビューを作成して、それらをポータルに割り当てることができます。ポータルユーザはこれらのコンテンツフィルタを使用してフィルタリングされたコンテンツを簡単に探すことができます。さらに、アナウンスメントコンテンツフィルタを設定して、ポータルユーザと情報を共有できるアナウンスメントページを作成することもできます。
• 注目のアイテム: 注目のアイテムウィジェットに、ポータルユーザに表示させたい上位コンテンツを表示することができます。
• 最も人気がある: Vault は、ポータルで最も頻繁にダウンロードされた固定状態のドキュメントを使用して、最も人気があるウィジェットを自動入力します。
• 最近追加された: Vault は、もっとも最近ポータルに追加された固定状態のドキュメントを使用して、最近追加されたウィジェットを自動入力します。
• 近日公開: Vault はポータルに割り当てられているレビュー中または開始状態のドキュメントを使用して、近日公開ウィジェットを自動入力します。このウィジェットでは、まもなく承認されて利用可能になる予定のコンテンツをユーザが確認できます。
• 最もアクティブ: Vault はドキュメント利用状況オブジェクトを使用して、Vault およびすべてのポータル全体で最も活動が多かった現在のポータルに関連するドキュメントを使って最もアクティブウィジェットを自動入力します。ドキュメントの活動には表示、コピー、ダウンロード、およびレンディションのダウンロードが含まれます。詳しくは、以下のドキュメント利用状況オブジェクトをご覧ください。
• 最も表示回数が多い: Vault はドキュメント利用状況オブジェクトを使用して、Vault およびすべてのポータル全体にある現在のポータルに関連する最も表示回数が多かったドキュメントを使って最も表示回数が多いウィジェットを自動入力します。詳しくは、以下のドキュメント利用状況オブジェクトをご覧ください。
• 関連ポータル: 複数のポータルを関連付けることができます。ポータルを検索する際、Vault は関連ポータルも検索します。関連ポータルからのコンテンツは * 関連ポータルコンテンツとマークされます。
• 追加コンテンツ 1～4: これらのウィジェットに表示したいコンテンツを手動で選択します。コンテンツを反映するときは、ウィジェットの名前を変更することをお勧めします。

誤ってポータルウィジェットのオブジェクトレコードを削除した場合、再度作成することができます。ただし、ポータルウィジェットタイプは 1 つずつしか作成できません。例えば、ポータルごとに注目のアイテムウィジェットを 1 つしか持てません。

ポータルウィジェットを設定するには

企業管理者 > ポータルからポータルオブジェクトレコードを開きます。ポータルレコード詳細ページ内のポータルウィジェットセクションからポータルウィジェットレコードを開いて、編集をクリックします。名前および表示最大を編集し、ウィジェットを入力することができます。表示最大とウィジェットを入力する方法については、以下の詳細をご覧ください。また、ステータスを無効に設定して、ポータルウィジェットがポータルホームページに表示されないようにすることもできます。ポータルウィジェットレコードの設定が終了したら、保存をクリックします。ブレッドクラムトレイルを使用して、ポータルオブジェクトレコードに戻ります。

表示最大について

表示最大は、ポータルホームページの任意のウィジェットに表示させる項目の最大数を制御します。ポータルウィジェットのオブジェクトレコードごとに表示最大が設定されていますが、コンテンツへのアクセス権限が少ないユーザにも完全なポータルウィジェットが表示されるように、表示最大よりも多くのドキュメントをウィジェットに追加することができます。

ドキュメント利用状況の指標

Vault には、指標を取得して経時的なドキュメント利用状況を正確に把握できるようにするドキュメント利用状況オブジェクトがあります。ユーザが、固定状態にあるドキュメントに特定のアクション (表示、ダウンロード、コピー、レンディションダウンロードなど) を実行する度に、Vault は自動的にドキュメント利用状況オブジェクトレコードを新規作成します。

ポータルでは、Vault がドキュメント利用状況データを使用して最もアクティブおよび最も表示回数が多いポータルウィジェットを自動的に入力します。ドキュメント利用状況オブジェクトは、個別のポータルの活動ではなく、Vault で発生したすべての活動を取得します。例えば、ドキュメントの表示回数にはポータル専用ユーザによるポータルの表示だけでなく、PromoMats Vault のその他のすべてのユーザによる表示も含まれます。

Vault でドキュメント利用状況の指標を無効化すると、最もアクティブおよび最も人気があるウィジェットが有効に設定されている場合でもポータルホームページに表示されなくなります。

ポータルへのコンテンツの追加

ポータルの特定のウィジェットやポータルライブラリ全体にコンテンツを追加することができます。

ポータルウィジェットを入力するには

ウィジェットを入力する際には、様々なポータルウィジェットオブジェクトレコードと Vault ドキュメントの間に関係を作成します。複数のウィジェットにドキュメントを追加できます。

1. ポータルレコードで、ポータルウィジェットセクションのポータルウィジェットオブジェクトレコードをクリックして、そのポータルウィジェットに移動します。
2. ポータルウィジェットオブジェクトレコードのポータルウィジェットコンテンツセクションで　+ 作成をクリックします。
3. ポータルウィジェットコンテンツタイプの選択選択リストでドキュメントを選択し、続行をクリックします。
4. ステータスを有効のままにしておきます。
5. 順序を入力します。これは、ポータルホームページにコンテンツを表示するために使用するナンバリングです。順序フィールドの詳細は以下をご覧ください。
6. 双眼鏡アイコンをクリックしてドキュメントを検索します。さまざまなフィルタを使用してライブラリをドリルダウンすることができます。
7. 緑色のプラス (+) アイコンをクリックし、ドキュメントを選択します。
8. 保存をクリックします。さらにコンテンツを入力するには、保存 + 作成をクリックします。

ポータルウィジェットコンテンツセクションからドキュメントを追加する際に、Vault は自動的にポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードを作成し、ドキュメントのポータルとポータルウィジェットのメタデータフィールドに入力し、それをポータルウィジェットオブジェクトレコードのドキュメントセクションに追加します。

Vault は最近追加された、最も人気がある、近日公開、最もアクティブ、および最も表示回数が多いオブジェクトレコードを自動的に入力および更新します。

その他のポータルコンテンツを追加するには

ポータルウィジェットオブジェクトレコードに追加せずに、コンテンツをポータルライブラリに追加することもできます。ポータルに追加され、ポータルウィジェットに追加されていないコンテンツは、ポータルの検索結果に表示されます。ドキュメントを複数のポータルに関連づけることができます。

1. Vault ライブラリでドキュメントを検索し、開きます。
2. フィールドの編集をクリックします。
3. ポータル詳細パネルで、ドキュメントを追加したいポータルを選択します。
4. 保存をクリックします。

セレクターでポータルウィジェットを割り当てると、そのウィジェットにドキュメントは追加されません。ポータルウィジェットにコンテンツを追加するには、ポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードを作成する必要があります。詳細は、ポータルウィジェットを入力するにはをご覧ください。また、ポータルウィジェットコンテンツオブジェクトから直接レコードを作成して、ドキュメントをウィジェットに割り当てることもできます。

順序フィールドについて

順序フィールドを使用すると、ポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードにドキュメントの順序の番号を入力して、ポータルホームページに表示されるコンテンツの配置を調整することができます。コンテンツは、ポータルホームページに昇順に表示されます。例えば、ドキュメントが 2 つあり、順序がそれぞれ 1 と 10 の場合、1 のドキュメントが最初に表示され、10 のドキュメントが 2 番目に表示されます。

カスタムサムネイルおよびパノラマサムネイルについて

ポータルコンテンツに特定のドキュメントレンディションをアップロードし、ポータルホームページとポータルライブラリでドキュメントサムネイルの外観を調整することができます。使用可能な場合、Vault は、コンテンツのデフォルトサムネイルとは対照的に、ポータルにカスタムサムネイルを表示します。

Vault は、カルーセルオブジェクトレコードに対してのみその他のパノラマサムネイルのレンディションタイプもサポートします。パノラマサムネイルとして使用する画像を作成する際には、カルーセルが 32 x 10 の縦横比で表示されることにご注意ください。使用可能な場合、Vault は、その他のタイプのサムネイルの前に、カルーセルにパノラマサムネイルを表示します。パノラマサムネイルが使用できない場合、Vault は次に使用可能なサムネイル (例: カスタムサムネイル) に初期設定します。

カスタムサムネイルまたはパノラマサムネイルを追加するには:

1. ドキュメントに進みます。
2. ドキュメント情報レンディションパネルで、青色のプラス (+) アイコンをクリックします。
3. ドロップダウンリストからカスタムサムネイルまたはパノラマサムネイルを選択します。
4. ファイルを選択します。ファイルは、画像ファイルか、あるいは表示可能レンディション付きのファイルである必要があります。
5. アップロードをクリックします。

お使いの Vaul でバインダーサムネイルを有効化することで、バインダーにカスタムサムネイルを設定することができます。

ドキュメントの状態について

ポータルホームページまたはポータルライブラリで、コンテンツをクリックするとクイックドキュメントビューアを起動することができます。クイックドキュメントビューアには、ドキュメントの名前、ステータス、ドキュメントタイプ、説明を含む主要なドキュメントの詳細が表示されます。ドキュメントのステータスバーの色は、ドキュメントのライフサイクル状態についてユーザに視覚的に示すインジケータとなります。Vault には標準のライフサイクル状態の色が含まれていますが、選択した場合はライフサイクル状態の色をカスタマイズ定義することもできます。

コンテンツフィルタ

コンテンツフィルタを使用すると、ユーザに対して特定のコンテンツを表示するフィルタリングされた保存済みビューを作成することができます。ポータルユーザも、ライブラリの左側のパネルにコンテンツフィルタを表示することができます。ポータルユーザがコンテンツフィルタを選択すると、関連ドキュメントとバインダーのフィルタリング済みリストが表示されます。

アナウンスメントコンテンツフィルタには、異なる設定方法が必要です。アナウンスメントの詳細は以下をご覧ください。

コンテンツフィルタを作成するには

1. ポータルライブラリに進み、すべてのポータルライブラリをクリックします。
2. 任意の作業: 検索バーまたは高度検索ダイアログを使用して検索を設定します。
3. 任意の作業: フィルタパネルからフィルタを追加設定します。
4. 見出し領域で名前を付けてビューを保存をクリックします。
5. ビューの名前、説明 (任意)、およびアイコン (任意) を入力します。説明は、ビューが開いているときにユーザが見出し横の (? ) アイコンをクリックすると表示されます。アイコンは、ポータルホームページのライブラリとコンテンツフィルタウィジェットのフィルタ名横に表示されます。
6. 保存をクリックします。これによりカスタムビューが作成されます。
7. ポータルライブラリで新規カスタムビューを選択します。
8. 名前を付けてビューを保存ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューでポータルの追加を選択します。

Vault は、コンテンツフィルタとしてビューを保存し、それをポータルホームページとポータルライブラリのコンテンツフィルタウィジェットに表示します。お使いの Vault に、表示最大が許可する以上のコンテンツフィルタが存在する場合、コンテンツフィルタのポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードの順序フィールドを編集して、ポータルに表示するものを選択することができます。詳細は、前述の表示最大および順序フィールドをご覧ください。

アナウンスメント

ポータルオブジェクトレコードのアナウンスメントセクションにアナウンスメントを設定して、単一または複数のポータル全体でポータルユーザと情報を共有することができます。アナウンスメントページのコンテンツは、最新のものから古いものの順に時系列で表示されます。

アナウンスメントを作成する際は、公開日を未来の日時に設定して、投稿されるようにスケジュールすることができます。日時がスケジュールされるまで、これらのアナウンスメントはポータルのアナウンスメントページには表示されません。

アナウンスメントコンテンツフィルタの設定

アナウンスメントを使用するには、最初にアナウンスメントコンテンツフィルタを作成して、アナウンスメントページを作成する必要があります:

1. ポータル: ポータルウィジェット: コンテンツフィルタに進みます。
2. コンテンツフィルタオブジェクトレコードのポータルウィジェットコンテンツセクションで、+ 作成をクリックします。
3. ポータルウィジェットコンテンツタイプの選択選択リストでアナウンスメントを選択し、続行をクリックします。
4. ステータスを有効のままにしておきます。
5. 順序を選択します。詳細は、前述の順序フィールドをご覧ください。
6. 任意の作業: 名前を入力します。
7. 保存をクリックします。

アナウンスメントコンテンツフィルタの作成が必要なのは、ポータルの初回設定時のみです。後からポータルでアナウンスメントを無効にしたい場合は、アナウンスメントのポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードを無効に設定します。

新規アナウンスメントの作成

アナウンスメントコンテンツフィルタを作成すると、ポータルオブジェクトレコードのアナウンスメントセクションからアナウンスメントを作成することができます。新規アナウンスメントを作成するには:

1. + 追加をクリックします。
2. 検索: アナウンスメントダイアログで作成をクリックします。
3. タイトルを入力します。制限は 128 文字です。
4. 公開日を選択します。フィールドをクリックし、公開時間を編集します。将来の日時にすることができます。
5. 任意の作業: 執筆者を入力します。制限は 100 文字です。空白にすると、このフィールドにはオブジェクトレコードの作成者の名前が表示されます。
6. 任意の作業: アナウンスメントの本文用テキストを入力します。制限は 1,500 文字です。Vault 外でアナウンスメントの本文用テキストを下書きし、完成したらこのフィールドにテキストを貼り付けることをお勧めします。
7. 保存をクリックします。その他のアナウンスメントを作成するには保存 + 作成をクリックします。

アナウンスメントの再利用

複数のポータル全体に 1 つのアナウンスメントを使用することができます。既存のアナウンスメントを使用するには、検索: アナウンスメントダイアログのアナウンスメントタイトルの横にあるチェックボックスをクリックします。検索バーを使用したりフィルタを使用して、既存のアナウンスメントを探すこともできます。アナウンスメントのチェックボックスがすでに選択されている場合、アナウンスメントはすでにポータルに関連付けられています。

企業管理者のアナウンスメントオブジェクトから直接アナウンスメントを作成することもできます。これは、複数のポータル全体でアナウンスメントを共有したい場合に有益です。アナウンスメントオブジェクトレコードをクリックし、ポータルセクションの追加をクリックして異なるポータルとアナウンスメントを共有します。

ポータルメンテナンス

ポータルウィジェットオブジェクトレコードに新規コンテンツを追加することで、ポータルを維持・更新することができます。また、ポータルウィジェットコンテンツのオブジェクトレコードの順序フィールドを更新して、ドキュメントが表示される順序を変更することもできます。詳細は、前述の順序フィールドをご覧ください。

Vault は最も人気がある、最近追加された、近日公開、最もアクティブ、および最も表示回数が多いオブジェクトレコードを毎日更新します。手動で更新するには、ポータルレコードのアクションメニューでアセットの同期を選択します。

ユーザ権限の割り当て

ユーザにポータルへのアクセス権限を付与する方法には 2 通りの方法があります:

ポータルユーザ

ユーザがお使いのポータルのみにアクセスを必要とし、それ以外の Vault アクセスまたは詳細な Vault トレーニングを必要としない場合、それらのユーザをポータル専用ユーザに設定することができます。これらのユーザにはポータルのみが表示され、Vault のその他のアクセスまたは権限は付与されません。ユーザをポータル専用ユーザに設定するには:

1. 管理者 > 企業管理者から、そのユーザのユーザオブジェクトレコードに進み、編集をクリックします。
2. ポータルエクスペリエンスユーザチェックボックスを設定します。
3. 保存をクリックします。

PromoMats および MedComms ユーザ

PromoMats および MedComms ユーザにポータルへのアクセス権限を付与するには、以下の権限を持つセキュリティプロファイルをユーザに割り当てる必要があります:

• オブジェクト: ポータル: 参照
• オブジェクト: ポータルウィジェット: 参照
• タブ: ポータル: 参照

ポータルアクセスコントロール

複数のポータルを作成している場合、動的アクセスコントロールまたはカスタム共有ルールを使用して特定のポータルへのユーザアクセスを付与または拒否することができます。これは、複数のチームを管理し、各チームがそれぞれのブランドのポータルにしかアクセスする必要がない場合に便利です。

ポータル作成の関連権限

以下の権限は、ポータルを作成および編集する権限を制御します。