ポータルでの作業 (PromoMats、MedComms)

Vault PromoMats と MedComms アプリケーションの一部であるデジタルアセット管理ツールであるポータルを使うと、ブランドまたはチームの管理コンテンツの検索、表示、ダウンロードが簡単に行えます。

ポータルへのアクセス

ユーザプロファイルに応じて、ポータルにアクセスする方法がいくつかあります。ポータル専用ユーザは、Vault ログインページからポータルに直接ログインします。適切な権限を持つ PromoMats および MedComms ユーザは、企業管理者またはポータルタブからブランドまたは医療ポータルにアクセスできます。

すべてのポータルページについて

複数のポータルにアクセス権限を持つポータル専用ユーザがログインすると、すべてのポータルページが表示されます。名前またはロゴをクリックすると、そのポータルに進みます。ポータルに進むと、ポータルロゴ横のドロップダウンメニューからポータルセレクターにアクセスすることができます。ポータル内の他のページに進んだ場合、ポータルロゴをクリックしてポータルホームページに戻ることができます。複数の Vault へのアクセス権限を持つ場合、Vault に戻るを選択してお使いの Vault に戻ることができます。

PromoMats および MedComms ユーザは、Vault のポータルタブをクリックしてすべてのポータルページを表示することができます。ポータル名をクリックしてそのポータルを表示します。ポータルは、Vault のコンテキスト内で開くか、または管理者が完全なポータルを開くを有効化している場合は直接開きます。ポータル名にカーソルを置いてオレンジのアイコンをクリックしてポータルを新しいタブで開き、ポータル専用モードで表示することもできます。

直接ポータル URL

ポータルにログインしたら、ポータルの URL をブックマークし、将来同じポータルに戻ることができます。ポータルにアクセスするごとにログイン認証情報を提供する必要があります。

ポータルホームページについて

ポータルセレクターから Vault にログインするか、ポータルに進むと、ポータルホームページが表示されます。ポータルホームページには、関連性の高いコンテンツが簡単に見つけられるウィジェットが格納されています:

• カルーセル: カルーセルは、ポータルホームページの上部にクリックスルーバナーとして、ポータルの最も重要なコンテンツを表示します。
• コンテンツフィルタ: コンテンツフィルタは、ブランドのフィルタリング済みコンテンツを表示する保存済みの検索ビューです。フィルタをクリックして、ポータルライブラリで関連付けられたコンテンツを表示します。
• アナウンスメント: アナウンスメントフィルタはユーザをアナウンスメントページにナビゲーションし、そこでポータルマネージャは、情報および更新をすべてのポータルユーザと共有することができます。
• マイポータルタスク: マイポータルタスク画面には、ポータルのドキュメントでユーザに割り当てられているタスクが表示されます。
• 詳細セクション: 詳細セクションでは、ポータルマネージャがポータルに関する説明と主要な情報について概説します。
• 主要な項目: このセクションには、ポータルマネージャが管理するブランドのトップコンテンツが表示されます。
• 最も人気がある: このセクションには、ポータルで最もダウンロード数が多い固定状態のドキュメントが含まれます。Vault はドキュメント利用状況に基づいてこのセクションを更新します。
• 最近追加された: このセクションには、最後にポータルに追加された固定状態のドキュメントが表示されます。Vault は、ポータルマネージャが新規コンテンツを追加すると自動的にこのセクションを更新します。
• 近日公開: このセクションには、ポータルマネージャが現在作業中で、まもなく承認されて利用可能になる予定のドキュメントが含まれます。Vault は、ドキュメントがレビュー中または開始状態になると自動的にこのセクションを更新します。固定状態で利用可能になる時期が早いドキュメントは、ウィジェットの最初に表示されます。
• 最もアクティブ: このセクションはポータルが存在する Vault で最も多く活動が行われているドキュメントを表示します。ドキュメントの活動には表示、コピー、ダウンロード、およびレンディションのダウンロードが含まれます。Vault は毎日自動的にこのセクションを更新します。
• 最も表示回数が多い: このセクションはポータルが存在する Vault で最も多く表示されているドキュメントを表示します。Vault は毎日自動的にこのセクションを更新します。
• 関連ポータル: このセクションは、現在のポータルに関連付けられているすべてのポータルを一覧表示します。
• 追加コンテンツ 1～4: これらのセクションは、ポータルマネージャが手動で管理します。ポータルでの名前は変更されている場合があります。

ポータルの使用

ポータルホームページとポータルライブラリのコンテンツではマウスオーバーアクションが使用され、ポータル資料へ簡単にアクセスすることができます。コンテンツにマウスオーバーすると、Vault が主要な情報とオプションを表示し、ドキュメントとの素早いやり取りを行うことができます:

• コピーの作成: コピーボタンをクリックすると、ドキュメントまたはバインダーのコピーが作成されます。詳細は、以下のドキュメントのコピーをご覧ください。
• 全詳細の表示: 全詳細の表示ボタンをクリックし、ドキュメントビューアで完全なドキュメントまたはバインダーを表示します。ドキュメントビューアでは、ドキュメントとのやり取り、ドキュメントのメタデータの表示、アクションメニューへのアクセスなどを行うことができます。ブレッドクラムトレイルを使用して、ドキュメントからポータルに戻るをナビゲーションします。
• カートに追加: このボタンをクリックしてカートにドキュメントを追加します。
• ダウンロード: このボタンをクリックしてドキュメントのソースファイルをダウンロードします。ホバーカードまたはクイックルックビューアからのみドキュメントをダウンロードすることができます。バインダーのソースファイルをダウンロードするには、カートにバインダーを追加します。

クイックルックビューアの使用

ポータルホームページまたはポータルライブラリでドキュメントをクリックするとクイックルックビューアが起動し、名前、ステータス、ドキュメントタイプ、説明など、ドキュメントアクションを含む主要なドキュメントの詳細が表示されます。左右のナビゲーション矢印をクリックして、ウィジェットまたはライブラリのドキュメントを閲覧します。X をクリックしてクイックルックビュー場を終了します。

ドキュメントのプレビュー

クイックルックビューアから直接ドキュメント全体のプレビューを表示することができます。クイックルックビューア内からドキュメントページにカーソルを置くと、ナビゲーションオプションが表示されます。ドキュメントページの最下部にある上下矢印ボタンをクリックしてドキュメント内を移動したり、ページ番号を手動で入力してそのページを表示したりできます。拡大ボタンをクリックすると、ドキュメントが全画面モードで表示されます。全画面モードでは、ナビゲーションオプションが画面の最上部に表示されます。全画面モードを終了するには、X をクリックします。

ビデオファイルのプレビュー

クイックルックビューアから直接ビデオファイルを再生することができます。ビデオファイルにカーソルを置いて、再生ボタンをクリックすると、ビデオが開始されます。クイックルックビューアからはビデオの一時停止、10 秒間の巻き戻し、手動によるビデオのナビゲーション、または音量調節も可能です。拡大ボタンをクリックすると、ビデオが全画面モードで再生されます。縮小ボタンをクリックすると、全画面モードが終了します。

オーディオファイルのプレビュー

クイックルックビューアから直接オーディオファイルを再生することもできます。ファイルにカーソルを置いて、再生ボタンをクリックします。クイックルックビューアからは一時停止、10 秒間の巻き戻し、ファイルの特定の時間署名への手動によるナビゲーション、または音量調節も可能です。オーディオファイルに関連付けられているアルバムアートが利用可能な場合、Vault にアルバムアートのサムネイルが表示されます。アルバムアートが利用できない場合、Vault は黒のサムネイルを表示します。

コンテンツフィルタ

コンテンツフィルタは、ブランドのフィルタリング済みコンテンツを表示する保存済みの検索ビューです。例えば、ポータルにキャンペーンツールキット、ビデオおよび資料に関するフィルタがあるとします。コンテンツフィルタアイコンをクリックして、関連づけされたコンテンツに進みます。

フィルタをクリックしていくと、Vault は、ポータルライブラリのフィルタリング済みビューにユーザをナビゲーションします。ポータルライブラリの左サイドバーから他のフィルタにアクセスすることができます。

アナウンスメント

ポータルマネージャは、アナウンスメントページ経由でポータル全体のアナウンスメントを作成し、情報を共有することができますコンテンツフィルタセクションでアナウンスメントアイコン (メガホン) をクリックし、アナウンスメントページに進みます。時系列でアナウンスメントが表示され、もっとも最近のアナウンスメントがページ上部に表示されます。ポータルで古いアナウンスメントを見つけるには、アナウンスメント検索バーを使用します。

ポータルマネージャは複数のポータル全体でアナウンスメントを共有することができます。

ポータルでの検索

ポータルは、Vault の強力な検索エンジンを使用してコンテンツの検索を支援します。メイン検索バーからは基本的な検索が行え、詳細検索を使用するとより詳細な検索が行えます。検索バーの双眼鏡アイコンをクリックして詳細検索を使用します。検索結果をフィルタリングしたり、現在のポータルライブラリビューにフィルタを追加することができます。

ポータルで検索を行うと、Vault は現在のポータルと関連するポータルでコンテンツを検索します。関連ポータルからのコンテンツは * 関連ポータルコンテンツとマークされます。PromoMats または MedComms からポータルを表示している場合、Vault のメイン検索バーが表示され、検索バーのドロップダウンメニューのポータルを選択してポータルを検索することができます。

マイポータルタスク

マイポータルタスクには、ポータル内のあらゆるドキュメントでユーザに割り当てられているドキュメントワークフローが表示されます。この画面では、各タスクのアクションメニューからタスクの完了または承諾の取り消しを選択することができます。

Vault 内のその他のドキュメントに追加タスクがある場合、画面の最下部にすべてのマイタスクリンクが表示されます。このリンクをクリックすると、Vault のマイタスクページが新しいタブで開きます。

Vault は標準についてウィジェットと同じ位置にマイポータルタスクを表示します。画面右上のトグルをクリックすると、マイポータルタスクとについてウィジェットを切り替えることができます。

コピーの作成

ドキュメントホバーカードまたはクイックルックビューアでコピーボタンをクリックすると、コピーの作成アクションを実行することができます。ポータルからドキュメントをコピーするには:

1. ホバーカードまたはクイックルックビューアのコピーボタンをクリックします。
2. ダイアログで、新しいドキュメントまたはバインダーの名前を入力します。
3. 任意の作業: 選択リストからコピーの理由を選択します。この機能はお使いの Vault で有効化されていない場合があります。詳細は、ドキュメントのコピーをご覧ください。
4. コピーする対象 (ドキュメントコンテンツ、フィールド、またはその両方) を選択します。コンテンツには、ドキュメントのソースファイル、レンディション、注釈および参照 (参照関係を含む) が含まれます。フィールドには、ドキュメントフィールド (メタデータ) と関係 (参照以外) が含まれます。これらのオプションはバインダーでは利用できません。
5. 続行をクリックします。
6. 新規ドキュメントのドキュメント情報ページが開きます。必要に応じてフィールドを入力し、保存をクリックします。Vault がポータルライブラリに移動します。

カートでの作業

カートを使用すると、一度に複数のドキュメントをダウンロードすることができます。カートでダウンロードするには:

1. 緑色のプラス (+) 記号が付いたカートボタンを使用して、ポータルホームページ、ポータルライブラリ、ドキュメントユーザからカートにドキュメントを追加します。ドキュメントがカートに入っている場合、赤色のマイナス (-) 記号が付いたボタンが表示されます。
2. Vault ナビゲーションバーのカートアイコンをクリックしてカートに進みます。
3. ダウンロードをクリックします; Vault はカートのすべてのドキュメントのソースファイルを含む ZIP ファイルを生成します。

カートからドキュメントを削除するには、ドキュメントの名前の下にある削除をクリックします。カートからすべてのドキュメントを削除するには、カートを空にするボタンをクリックします。

関連権限

既知の問題

ポータルユーザに影響を及ぼす既知の問題は次の通りです:

• ポータル専用ビューで、適切な権限を持つユーザはドキュメントのアクションメニューから使用個所レポートオプションをクリックできますが、Vault がレポートを返しません。
• ウィジェットのないポータルを表示しようとすると、ユーザにサーバエラーが表示されます。