ポータルエディタの使用 (PromoMats、MedComms)

ポータル機能を使用すると、簡易ユーザインタフェースでブランドチームやメディカルコミュニケーション部門と特定のコンテンツを管理・共有することができます。管理コンテンツはユーザに最も関係の深い資料を提供し、コンテンツフィルタがユーザの正しいアセットの特定を素早く支援します。Vault には、ポータルユーザに表示されるものとほぼ同じように、ポータルホームページの作成と管理を行うための視覚的かつ直感的なポータルエディタが含まれます。これにより、オブジェクトレコードからポータルとコンテンツを管理するよりも、ポータルの設定が素早く簡単になります。

ポータルエディタは管理者が有効化する必要があります。

ポータルエディタへのアクセス

ポータルエディタにアクセスするには、ポータルタブをクリックして Vault のすべてのポータルページに進みます。編集ボタンをクリックして編集モードに移行します。ポータルセレクターでポータルの編集を選択してもポータルエディタにアクセスできます。

すべてのポータルページについて

すべてのポータルページで編集モードを入力すると、Vault で有効と無効両方の既存のポータルがすべて表示されます。

すべてのポータルページでは以下が行えます:

• 新規ポータルを作成する
• 個別ポータルの編集アイコンをクリックしてポータルエディタを起動し、ポータルを設定する
• 名前フィールドをクリックしてポータル名を編集する; Vault はフィールドの範囲外をクリックすると更新された名前を自動的に保存します
• 同期アイコンをクリックして、ポータルの Vault が入力したポータルウィジェットをリフレッシュする
• ポータルの起動アイコンをクリックして、ポータルエクスペリエンスユーザに表示されるポータルを表示する
• 表示トグルをクリックして、ポータルを無効に設定したり有効に戻したりする; このオプションは、ポータルオブジェクトがオブジェクトライフサイクルにある Vault には表示されません
• ポータルを削除する

ポータルの作成

新規ポータルを作成するには、編集モードですべてのポータルのプラス (+) ボタンをクリックします。ポータル名を入力して保存をクリックします。Vault はポータルレコードを作成し、それをすべてのポータルページに追加します。編集アイコンをクリックして、編集モードで新規ポータルを開きます。

ポータルの設定

すべてのポータルページの編集アイコンをクリックしてポータルを編集モードで開き、希望するポータルで編集アイコンをクリックします。ここでは、ロゴ、色、説明などポータルのプロパティを編集したり、ポータルのコンテンツを更新したりすることができます。ポータルの編集が終わったら、保存をクリックします。Vault は変更を保存し、ユーザに表示されるようにポータルを表示します。

ポータルロゴの選択

ポータルロゴは、ポータル名下のヘッダーバーに表示されます。編集アイコンまたはロゴをクリックして、新規ロゴを選択します。

新規ロゴの選択ダイアログで、ロゴとして使用する Vault 画像ドキュメントを検索するか検索するためのフィルタを追加します。緑色のプラス (+) アイコンをクリックし、ロゴを選択します。ロゴファイルは画像ファイル (PNG、JPEG など) である必要があります。ロゴを選択しない場合、Vault はすべてのポータルページのポータルにロゴを表示せず、ポータルホームページには標準の Vault ロゴが表示されます。

ポータルの色の設定

ポータルに、メインカラーとハイライトカラー両方を設定することができます。メインカラーは、ポータルヘッダーバー、ナビゲーション矢印、コンテンツフィルタアイコンなどに表示されます。ハイライトカラーは、ポータルホームページのさまざまなボタンに表示されます。

ポータルに色を設定するには、カラーブロックをクリックします。カラースライダーとマウスを使用して色を選択するか、16 進数カラーコードを入力します。色を選択し終わったら、カラーセレクターの範囲外をクリックします。Vault は選択を自動的に保存します。

ポータル名およびポータルウィジェット名の編集

ポータルまたはポータルウィジェットの名前フィールドを編集するには、編集アイコンをクリックします。フィールドの更新が終わったら、保存をクリックします。

詳細セクションの編集

ポータルホームページの詳細セクションを編集するには、テキストボックスをクリックして説明を入力します。編集が終わったら、テキストボックスの範囲外をクリックします。Vault は変更を自動的に保存します。

表示最大の更新

表示最大は、ポータルホームページの任意のウィジェットに表示させる項目の最大数を制御します。Vault は、各ウィジェットの表示災害を自動的に設定しますが、各ポータルの表示最大ドロップダウンを使用して、そのウィジェットにポータルウィジェットコンテンツレコードを少なく表示させるよう選択することができます。

ポータルウィジェットのオブジェクトレコードごとに表示最大が設定されていますが、コンテンツへのアクセス権限が少ないユーザにも完全なポータルウィジェットが表示されるように、多くのドキュメントをウィジェットに追加することができます。

ウィジェットを有効または無効にする

Vault は、すべてのポータルウィジェットレコードを自動的に作成し、それらを有効に設定します。ポータルホームページに表示されないように、ウィジェットを無効に設定するよう選択できます。表示トグルをクリックして、ウィジェットを無効に設定したり、有効に戻したりします。

ポータルウィジェットおよびポータルライブラリの入力

ポータルを作成する場合、Vault は自動的に以下のポータルウィジェットオブジェクトレコードを作成します。コンテンツを使用してこれらの一部を手動で入力することができます。それ以外については、Vault が自動的に作成と更新を行います。

• カルーセル: カルーセルウィジェットを使用して、ポータルホームページの上部に大型のクリックスルーバナーとしてコンテンツを表示することができます。
• コンテンツフィルタ: ポータルライブラリにカスタムビューを作成して、それらをポータルに割り当てることができます。ポータルユーザはこれらのコンテンツフィルタを使用してフィルタリングされたコンテンツを簡単に探すことができます。さらに、アナウンスメントコンテンツフィルタを設定して、ポータルユーザと情報を共有できるアナウンスメントページを作成することもできます。
• 注目のアイテム: 注目のアイテムウィジェットに、ポータルユーザに表示させたい上位コンテンツを表示することができます。
• 近日公開: Vault はポータルに割り当てられているレビュー中または開始状態のドキュメントを使用して、近日公開ウィジェットを自動入力します。このウィジェットでは、まもなく承認されて利用可能になる予定のコンテンツをユーザが確認できます。
• 最近追加された: Vault は、もっとも最近ポータルに追加された固定状態のドキュメントを使用して、最近追加されたウィジェットを自動入力します。
• 関連ポータル: 複数のポータルを関連付けることができます。ポータルを検索する際、Vault は関連ポータルも検索します。関連ポータルからのコンテンツは * 関連ポータルコンテンツとマークされます。
• 追加コンテンツ 1～4: これらのウィジェットに表示したいコンテンツを手動で選択します。コンテンツを反映するときは、ウィジェットの名前を変更することをお勧めします。

Vault は、次の 3 つのウィジェットもポータルホームページに自動的に追加します。これらのウィジェットは、ブランドマネージャまたは部門長がユーザにより具体的なポータル体験を提供できるオプションを提供します。ポータルホームページにはこれらのウィジェットの 1 つを表示し、他を無効に設定することが推奨されます。

• 最もアクティブ: Vault はドキュメント利用状況オブジェクトを使用して、Vault およびすべてのポータル全体で最も活動が多かったドキュメントを使って最もアクティブウィジェットを自動的に入力します。ドキュメントの活動には表示、コピー、ダウンロード、およびレンディションのダウンロードが含まれます。詳しくは、ドキュメント利用状況オブジェクトをご覧ください。
• 最も表示回数が多い: Vault はドキュメント利用状況オブジェクトを使用して、Vault およびすべてのポータル全体で最も表示回数が多かったドキュメントを使って最も表示回数が多いウィジェットを自動入力します。詳しくは、ドキュメント利用状況オブジェクトをご覧ください。
• 最も人気がある: Vault は、ポータルで最も頻繁にダウンロードされた固定状態のドキュメントを使用して、最も人気があるウィジェットを自動入力します。

ポータルウィジェットへのコンテンツの追加

ポータルウィジェットを入力する際には、さまざまなポータルウィジェットオブジェクトレコードと Vault ドキュメントの間に関係を作成します。ポータルウィジェットに追加するドキュメントごとに、Vault はポータルウィジェットコンテンツオブジェクトレコードを作成します。Vault が自動入力しないウィジェットにはユーザがコンテンツを追加できます。コンテンツを複数のウィジェットに追加することができます。ポータルウィジェットにコンテンツを追加するには:

1. そのウィジェットで追加をクリックします。
2. Vault はコンテンツプレースホルダーを作成します。編集をクリックします。
3. ドキュメントの選択ダイアログで、ドキュメントの検索をするか、検索用フィルタを追加します。
4. 緑色のプラス (+) アイコンをクリックします。Vault は、ウィジェットにコンテンツを自動追加し、ダイアログを閉じます。

ポータルウィジェットで既存のコンテンツを更新することもできます。ドキュメントにマウスオーバーし、編集をクリックします。ドキュメントの選択ダイアログで新規ドキュメントを選択し、現在のドキュメントを置き換えます。

ポータルウィジェットでのコンテンツの並べ替え

左上隅の影付きの箇所をクリックし、ドキュメントをウィジェットの新しい場所にドラッグすることで、ポータルウィジェットでドキュメントの順序を変更することができます。

Vault が入力したウィジェットでコンテンツの順序を変更することはできません。これらのウィジェットでコンテンツをリフレッシュするには、編集モードですべてのポータルページに進み、ポータルの同期アイコンをクリックします。

ポータルウィジェットからのコンテンツの削除

ポータルウィジェットのコンテンツを削除するには、そのドキュメントの X ボタンをクリックします。Vault は削除を確認し、ポータルウィジェットからコンテンツを削除します。ポータルウィジェットから削除されたコンテンツは引き続きポータルライブラリに表示されます。ポータルライブラリからドキュメントを削除する詳細については以下をご覧ください。

ポータルライブラリにその他のコンテンツを追加する

ポータルウィジェットオブジェクトレコードに追加せずに、コンテンツをポータルライブラリに追加することもできます。

1. Vault ライブラリでドキュメントを検索して開いたら、編集をクリックします。
2. ポータル詳細パネルで、ドキュメントを追加したいポータルを選択します。
3. 保存をクリックします。

複数のポータルにドキュメント関連付けることができます。セレクターでポータルウィジェットを割り当てると、そのウィジェットにドキュメントは追加されません。ウィジェットにドキュメントを追加するには、ウィジェットに進み追加をクリックする必要があります。

コンテンツフィルタ

コンテンツフィルタがあると、保存したビューをポータルホームページに追加してユーザに特定のコンテンツを表示させることができます。Vault で保存済みビューを作成する詳細については、カスタムビューの使用をご覧ください。

ポータルユーザは、ポータルホームページで、またはライブラリの左側パネルでコンテンツフィルタを表示することができます。ポータルユーザがコンテンツフィルタを選択すると、関連ドキュメントとバインダーのフィルタリング済みリストが表示されます。

コンテンツフィルタの追加

表示権限を持つ保存済みビューを使用して、ポータルホームページにコンテンツフィルタを追加するには:

1. 編集モードでポータルを開き、コンテンツフィルタウィジェットに進みます。
2. 追加をクリックします。
3. コンテンツの追加ダイアログで、保存済みビューコンテンツタイプを選択し続行をクリックします。ポータルにアナウンスメントコンテンツフィルタが既に含まれている場合は、Vault はこの手順を省略します。
4. 保存済みビューの追加ダイアログで、カスタムビューを検索するか、検索用フィルタを追加します。
5. カスタムビューを選択します。Vault はコンテンツフィルタウィジェットにビューを自動的に追加します。

コンテンツフィルタの順序を変更するには、標準のポータルウィジェットコンテンツと同じようにドラッグアンドドロップすることができます。

デフォルトでは、ポータルホームページは最大 7 つのコンテンツフィルタを表示します。この数字は 1～12 でカスタマイズできます。ポータルを編集モードで開いてコンテンツフィルタウィジェットに進み、表示最大選択リストから数字を選択します。

アナウンスメントコンテンツフィルタについて

保存済みビューに加えて、アナウンスメントコンテンツフィルタを追加して、単一または複数のポータル全体でポータルユーザと情報を共有することができます。アナウンスメントページのコンテンツは、最新のものから古いものの順に時系列で表示されます。

アナウンスメントコンテンツフィルタの作成

アナウンスメントコンテンツフィルタを作成するには、コンテンツフィルタを追加し、コンテンツの追加ダイアログでアナウンスメントコンテンツタイプを選択します。ポータルには 1 つのアナウンスメントコンテンツフィルタのみを含めることができます。

アナウンスメントを使った作業

アナウンスメントコンテンツフィルタをクリックすると、アナウンスメントダイアログが開きます。ここで、既存のアナウンスメントの検索や検索用フィルタの使用のほか、新規アナウンスメントの作成が行えます。

既存のアナウンスメントを追加するには、チェックボックスを選択します。アナウンスメントを削除するには、チェックボックスをクリアします。アナウンスメントを削除してもポータルからは削除されません。アナウンスメントは、管理者 > Business AdminのAnnouncementオブジェクトからしか削除できません。

アナウンスメントの追加ダイアログでは新規アナウンスメントの作成もできます。

1. 作成をクリックします。
2. タイトルを入力します。制限は 128 文字です。
3. 公開日を選択します。フィールドをクリックし、公開時間を編集します。これを将来の日時に設定することで、アナウンスメントを将来パブリッシュするようスケジュールすることができます。
4. 任意の作業: 執筆者を入力します。制限は 100 文字です。空白にすると、このフィールドにはオブジェクトレコードの作成者の名前が表示されます。
5. 任意の作業: アナウンスメントの本文用テキストを入力します。制限は 1,500 文字です。Vault 外でアナウンスメントを下書きし、完成したらこのフィールドにアナウンスメントのテキストを貼り付けることをお勧めします。
6. 保存をクリックします。Vault はアナウンスメントダイアログに戻ります。

関連ポータルの追加

関連ポータルを追加するには:

1. すべてのポータルページに進み、編集モードに移行します。
2. ポータルで編集アイコンをクリックして、関連ポータルセクションにスクロールします。
3. 追加をクリックして関連付けるポータルを選択します。
4. 追加をクリックしてから保存をクリックして終了します。

ポータルの削除

ポータルを削除するには、すべてのポータルページに進み、編集モードに移行します。そのポータルの右上隅の X をクリックします。Vault は、ポータルを削除する前に削除を確認するようユーザに求めます。ポータルの削除は取り消すことはできません。

ポータルオブジェクトに削除権限はあるものの、そのすべての子ポータルウィジェットまたはポータルウィジェットコンテンツオブジェクトにはない場合、Vault はポータルを削除しません。

カスタムサムネイルおよびパノラマサムネイルについて

ポータルコンテンツに特定のドキュメントレンディションをアップロードし、ポータルホームページとポータルライブラリでドキュメントサムネイルの外観を調整することができます。使用可能な場合、Vault は、コンテンツのデフォルトサムネイルとは対照的に、ポータルにカスタムサムネイルを表示します。

Vault は、カルーセルウィジェットに対してのみその他のパノラマサムネイルのレンディションタイプもサポートします。パノラマサムネイルとして使用する画像を作成する際には、カルーセルが 32 x 10 の縦横比で表示されることにご注意ください。パノラマサムネイルをアップロードする際、Vault は画像ファイルのみを表示します。Vault は 表示可能レンディション付きのファイルは表示しません。

カスタムサムネイルの追加

カスタムサムネイルまたはパノラマサムネイルを追加するには:

1. ドキュメントに進みます。
2. ドキュメント情報レンディションパネルで、青色のプラス (+) アイコンをクリックします。
3. ドロップダウンリストからカスタムサムネイルまたはパノラマサムネイルを選択します。
4. ファイルを選択します。ファイルは、画像ファイルか、あるいは表示可能レンディション付きのファイルである必要があります。
5. アップロードをクリックします。

お使いの Vault でバインダーサムネイルを有効化することで、バインダーにカスタムサムネイルを設定することができます。

関連権限

以下の権限は、ポータルエディタを使用してポータルを作成および編集する権限を制御します:

権限およびポータルエディタ

ポータルエディタを完全に使用するには、ポータルオブジェクトとそのすべてのポータルウィジェットおよびポータルウィジェットコンテンツ子オブジェクトに 作成、編集、削除権限を持っている必要があります。ポータルウィジェットまたはポータルウィジェットコンテンツオブジェクトのいずれかにこれらの権限の 1 つをお持ちの場合には、ポータルの編集モードに移行することができます。ただし、アクセス権限を持つウィジェットまたはコンテンツしか変更することができません。

例えば、Gladys と Phyllis の両方が Cholecap ブランドチームで作業しているとします。ポータルオブジェクトとその子オブジェクトに完全な権限を持つ Gladys は、ポータルエディタの使用して Cholecap ポータルを完全に管理することができます。Phyllis は、主要なコンテンツとカルーセルポータルウィジェット オブジェクトにしか編集権限がありません。Phyllis は、Cholecap ポータルのポータルエディタにアクセスできますが、これら 2 つのウィジェットの既存のコンテンツの編集しかできません。

ポータルアクセスコントロール

複数のポータルを作成している場合、動的アクセスコントロールまたはカスタム共有ルールを使用して特定のポータルへのユーザアクセスを付与または拒否することができます。これは、複数のチームを管理し、各チームがそれぞれのブランドまたは部門のポータルにしかアクセスする必要がない場合に便利です。

既知の問題

以下の既知の問題がポータルエディタで作業するユーザに影響を及ぼします:

• 管理者が、ポータル、ポータルウィジェットまたはポータルウィジェットコンテンツオブジェクトに必須のカスタムフィールドを追加している場合には、ポータルエディタを使用できません。
• ウィジェットに関連ポータルがあり、そのウィジェットを無効化する場合、関連ポータルのコンテンツはアクセス可能なままになります。コンテンツを非表示にするには、無効化する前にウィジェットのコンテンツも削除する必要があります。