您可以使用批量编辑选项一次更改多达 1,000 个对象记录。您可以编辑对象记录字段值,删除对象记录,或更改处于对象生命周期的对象记录的状态。
注意:它仅对拥有包含对象:批量操作权限的安全配置文件的用户可用。请参阅以下安全详细信息。
如何选择对象记录
要选择用于批量操作的对象记录:
- 您可以从管理 > 业务管理员中使用对象记录。一些 Vault 还包含自定义对象标签页,允许对管理区域外的记录进行访问。
- 使用搜索或筛选器缩小记录列表的范围。开始批量编辑流程后,您可以取消选择单个记录,但仅可在此阶段进行搜索。
- 从操作菜单中,选择执行批量操作。这将选择当前页面上所有可见的记录。
- 在优化选择页,查看所选记录的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何记录。
- 单击下一步。请参阅下文,获取有关各种批量操作选项的帮助。
从报告中选择对象
如果要编辑许多对象记录,从报告中选择对象将特别有用。在这种情况下,使用指定所需记录的筛选器创建报告。请注意,一次只能对一个对象编辑记录。如果报告已分组,则必须展开分组以选择记录。
要选择用于批量操作的报告对象:
- 运行返回对象的表格(而非矩阵)报告。这些报告将有一个报告类型,如市场活动产品或病例回复。
- 从记录列表上方的节段所有操作菜单中,选择执行批量操作。
- 在选择对象对话框中,选择要对其执行操作的对象。
- 单击继续。
- 在优化选择页,查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
- 单击下一步。请参阅下文,获取有关各种批量操作选项的帮助。
如何更新对象字段
要更新对象字段,必须在选定对象记录中拥有对象:编辑权限。
如需了解如何选择要编辑的对象记录,请参阅上文。要在选择后更新字段:
- 在选择操作页,选择编辑字段。
- 单击下一步。
- 在编辑字段页面上,Vault 会显示选定对象记录中的所有可编辑字段。非活动字段或要求值唯一的字段不能进行批量编辑。
- 通过单击编辑字段(铅笔)图标并输入新值,跨所有对象记录编辑字段值。如果字段已在某个记录上填充,此新值将替换现有值。如果编辑字段,但将其留空,Vault 将跨所有选择的记录清除字段。
- 可选:通过单击恢复(圆形箭头)图标将字段重置为其现有值。
- 单击下一步。
- 在确认页,查看更改摘要。
- 单击完成。Vault 将异步处理记录。
如何删除对象记录
要删除对象记录,必须在选定对象记录中拥有对象:删除权限。
如需了解如何选择要删除的对象记录,请参阅上文。要在选择后删除记录:
- 在选择操作页,选择删除记录。
- 单击下一步以打开确认页并查看选择要删除的对象记录的摘要。此操作不能撤销。请注意,某些情况可能会阻止您删除对象记录。
- 单击完成。Vault 将异步处理记录。
如何更改对象记录状态
要更改对象记录的状态,必须在选定对象记录中拥有对象:编辑权限。您只能更改处于相同生命周期状态的记录的状态,因此,Vault 仅按生命周期和状态显示可用状态。
如需了解如何选择要执行批量状态更改的对象记录,请参阅上文。要在选择后更改对象记录的状态:
- 在选择操作页,选择更改状态。
- 单击下一步。
- 在选择状态更改页,为对象记录选择新的状态。
- 单击下一步以打开确认页。在继续前,查看更改摘要。
- 单击完成。Vault 将异步处理记录。
如何从 EDL 项创建占位符
您可以为一组 EDL 项记录创建多达 1,000 个占位符。对于每个 EDL 项,Vault 会根据预期计数与所有文档计数字段值之差创建一个或多个占位符。Vault 使用 EDL 项记录上的字段作为所创建占位符的类似文档字段的默认值。
- 在选择操作页,选择创建占位符。
- 单击下一步以打开确认页。在继续前,查看更改摘要。
- 单击完成。Vault 将异步处理记录。
如何执行批量自定义记录操作
您可以执行使用Vault Java SDK创建的自定义记录操作,并在最多 1000 条对象记录上启用批量操作:
- 在选择操作页,选择记录操作。
- 单击下一步。
- 在选择记录操作页面,选择要对对象记录执行的自定义记录操作。
- 单击下一步。
- 如果提示输入,则根据需要提供输入。
- 在继续前,请检查确认页面上的更改摘要。
- 单击完成。Vault 异步处理自定义记录操作。
相关安全和权限
Vault 的综合安全设置可以控制哪些用户有权访问批量对象记录更新。
类型 | 权限 | 描述 |
安全配置文件 | 应用程序:对象:批量操作 | 必须拥有授予应用程序:对象:批量操作权限的安全配置文件,才能查看允许您访问批量操作选项的操作菜单。拥有此权限和下方的正确对象权限,您可以使用批量操作来编辑字段、删除记录以及更改状态。 |
安全配置文件 | 对象:编辑 | 要更新对象字段或更改对象状态,必须在该对象上拥有编辑权限 |
安全配置文件 | 对象:删除 | 要删除对象记录,必须在对象上拥有删除权限。 |
对于使用自定义共享规则的对象,您必须在要编辑或删除的对象记录上拥有所有者或编辑者角色。
批量操作处理时间
批量更改操作“异步”进行,这就意味着在您看到更改之前可能会出现延迟,特别是在具有大量活动的 Vault 中。一旦您确认批量操作,Vault 即会将更改与其他异步任务一起放入队列中。当更改完成后,您的通知页中会显示一条通知,且 Vault 会发送一封通知电子邮件。